Sicherheit und Datenschutz

Was Yupana bekommt

Yupana arbeitet mit der BWA und der Summen- und Saldenliste, die Ihre Kanzlei ohnehin erstellt. Welche Datei Yupana bekommt, bestimmen Sie: Sie oder Ihre Kanzlei laden sie hoch. Ihre Bankzugänge, Karten und Zahlungen bleiben bei Ihnen — jede Zahlung läuft weiter über Ihr eigenes Banking.

Anmeldung und Rollen

Angemeldet wird mit dem Microsoft-Konto oder mit einem Link per E-Mail — ein Klick in der Mail, und die Anmeldung ist abgeschlossen. Ein eigenes Kennwort für Yupana gibt es dabei nicht.

Jede Person hat in jeder Firma eine Rolle: Inhaber, Freigebend, Lesend oder Kanzlei. Unter Rechte lässt sich je Bereich feiner einstellen, was eine Person bearbeiten, lesen oder gar nicht sehen darf — etwa die Gehälter in der Personalplanung. Wie das geht, steht unter Team und Rechte.

Wo die Daten liegen

Die Datenbank läuft bei Hetzner in Deutschland, die Anwendung in der EU-Region. Jede Datei reist verschlüsselt per HTTPS. In der Datenbank sind die Firmen voneinander getrennt — die Trennung sitzt in der Datenbank selbst, nicht nur in der Anwendung: Eine Person sieht ausschließlich die Firmen, in denen sie Mitglied ist.

Protokoll

Unter Einstellungen → Firma → Protokoll steht, wer wann welche Ansicht geöffnet und was geändert hat. Einträge über das Öffnen von Ansichten werden nach 90 Tagen gelöscht. Einträge über Handlungen — Änderungen, Anmeldungen, Exporte — bleiben für die Dauer des Vertrags erhalten, weil an ihnen Ihre Nachweispflichten hängen.

Der Support sieht nur auf Einladung

Der Support von Yupana sieht Ihre Zahlen nur, wenn Sie ihn einladen: unter Einstellungen → Firma → Support-Einblick, befristet und nur lesend. Jeder Blick steht in Ihrem Protokoll, und Sie können den Einblick jederzeit beenden.

Künstliche Intelligenz

Sprachmodelle laufen auf Knopfdruck — etwa beim Monatsbrief. Sie bekommen nur die Auswertungszahlen, die sie für die jeweilige Antwort brauchen. Jede Zahl im erzeugten Text wird vor der Anzeige gegen Ihre Daten geprüft. Ihre Daten dienen ausschließlich Ihrer Auswertung. Welches Modell wofür arbeitet, steht unter So arbeitet die KI.

Export und Löschung

Den vollständigen Export (CSV und JSON) holen Sie jederzeit selbst unter Einstellungen → Firma → Datenexport — im Test, im Nur-Lesen und im laufenden Abonnement.

• Nach dem Test ohne Buchung: 30 Tage lang bleibt alles lesbar und exportierbar. Danach wird die Firma vollständig gelöscht, in der Regel am 45. Tag nach der Anmeldung. Die Löschung kündigt eine Mail eine Woche vorher an, eine zweite bestätigt sie.
• Nach Vertragsende: Die Daten werden auf Wunsch herausgegeben und danach gelöscht, spätestens 90 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Vertrag und Ansprechpartner

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor, mit der Liste der Unterauftragsverarbeiter und dem Löschkonzept: AVV. Betreiberin ist die frag.hugo Informationssicherheit GmbH in Hamburg.

Ein Sicherheitsvorfall wird betroffenen Kunden unverzüglich gemeldet, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis. Fragen zur Sicherheit beantwortet der Betreiber direkt: sicherheit@yupana.de.

Verwandt

• Team und Rechte — Rollen und Rechte je Bereich
• Einstellungen — Protokoll, Support-Einblick und Datenexport
• Abrechnung — Test, Nur-Lesen und Kündigung
• Sicherheit — die Übersicht auf der Website