Arbeiten mit Yupana

Wofür dieser Eintrag da ist

Für den Rhythmus: Was gehört in jeden Monat, was ins Quartal, was ins Jahr? Wer das einmal gelesen hat, kennt den Ablauf. Der Takt folgt Ihrer Buchhaltung — sobald die Kanzlei einen Monat abgeschlossen hat, ist Yupana dran.

Jeden Monat

1. Neue Zahlen einlesen. Die BWA oder Summen- und Saldenliste des Monats hochladen — unter Einstellungen → Datenquellen oder mit Weitere Datei hinzufügen. Lädt Ihre Kanzlei selbst hoch, ist dieser Schritt schon erledigt (Die Kanzlei lädt hoch).
2. Das Cockpit lesen. Erst der Satz oben, dann die vier Karten gegen Vormonat, Vorjahr und Plan (Das Cockpit).
3. Den Monat verstehen. Unter Auswertungen → BWA steht jede Zeile mit Drilldown bis zum Konto (Zahlen → Monat); die Hinweise nennen, was auffällt, mit Betrag und Beleg (Hinweise).
4. Den nächsten Schritt ansehen. Unter Empfehlungen → Nächster Schritt steht, was die Firma gerade am meisten begrenzt, und was dagegen hilft (Nächster Schritt).
5. Soll-Ist prüfen. Unter Planung → Soll-Ist steht, wo der Monat vom Plan abweicht; die Prognose-BWA rechnet das Jahr damit hoch (Soll-Ist und Prognose).
6. Den Monatsbericht weitergeben. Unter Berichte steht der Monatsbericht zum Herunterladen bereit (Monatsbericht). Der Monatsbrief fasst den Monat in ganzen Sätzen zusammen.

Jedes Quartal

• Frühwarnung prüfen. Unter Empfehlungen → Frühwarnung steht, ob ein Warnsignal greift — die dokumentierte Krisenfrüherkennung für die Geschäftsführung (Frühwarnung).
• Bankgespräch vorbereiten. Unter Empfehlungen → Bankgespräch liegen die Zahlen so, wie die Bank sie liest (Bankgespräch).
• Liquiditätsprognose ansehen. Unter Planung → Liquiditätsprognose steht, wie das Geld über die nächsten Monate reicht.

Einmal im Jahr

• Den Plan fürs neue Jahr anlegen. Unter Planung → Pläne entsteht er aus dem Startplan, Ihrer Historie oder einer Vorlage (Soll-Ist und Prognose).
• Das abgeschlossene Jahr einlesen. Die Summen- und Saldenliste nach dem Jahresabschluss bringt Bilanz und Kennzahlen auf den endgültigen Stand (Mehrere Jahre einlesen).

Der Rhythmus auf einen Blick

Gut zu wissen

• Fragen Sie Ihre Zahlen. Eine Frage in eigenen Worten — etwa „Warum ist das Ergebnis im August gesunken?“ — beantwortet Yupana aus Ihren Buchungen.
• Was sehe ich hier? steht oben rechts in jeder Ansicht und erklärt sie in drei Sätzen, mit Link zum Eintrag hier.

Fallen

⚠️ Der Monat ist erst fertig, wenn die Kanzlei ihn abgeschlossen hat. Eine BWA mitten im Monat ist vorläufig; Vergleiche verschieben sich mit jeder weiteren Buchung. Für den Monatsbericht die Datei nach dem Abschluss einlesen.

⚠️ Soll-Ist braucht einen Plan für das laufende Jahr. Ohne Plan bleiben die Plan-Vergleiche im Cockpit und in Soll-Ist leer — den Plan fürs neue Jahr deshalb anlegen, bevor der erste Monat kommt.

⚠️ Die BWA allein zeigt den Monat, nicht die Firma. Bilanz, Kapitalfluss und Liquidität rechnen aus der Summen- und Saldenliste. Mit der Summen- und Saldenliste sehen Sie die ganze Firma.

Verwandt

• Erste Schritte — der Einstieg bis zum ersten Ergebnis
• Das Cockpit — die Startseite jedes Monats
• Welche Datei bringt was — was jede Datei freischaltet