Einstieg
Arbeiten mit Yupana
Der Wochencheck in fünf Minuten, die vier Zustände einer Buchung und der Rhythmus über Woche, Monat und Quartal.
Wofür dieser Eintrag da ist
Nicht für eine einzelne Ansicht, sondern für den Rhythmus: Was macht man wöchentlich, was monatlich, was einmal im Quartal? Wer das einmal gelesen hat, braucht keine Erinnerung mehr — die Anwendung meldet sich von allein.
Der Wochencheck — etwa fünf Minuten
Mehr Routine braucht Yupana nicht. Du musst nicht jede Buchung einzeln durchgehen; Bekanntes und Wiederkehrendes gibt die Automatik frei.
- Eingang öffnen. Pro Anbieter eine Karte: Ausgabe bekannt und gewollt? Dann freigeben — das deckt alle Buchungen dieses Anbieters ab. Unbekannt oder ungewollt? Ablehnen, mit Grund.
- Aufgedeckt ansehen. Hier spült Yupana Verdächtiges hoch: Klein-Abos ohne Namen, verstummte Abos, Preissprünge, ungenutzte Lizenzen. Jede Karte hat eine klare Frage und Schnell-Aktionen.
- Fertig. Den Rest erledigen die Regeln. Montags früh kommt der Digest per E-Mail — steht dort nichts Rotes, ist alles im grünen Bereich.
Die vier Zustände einer Buchung
| Zustand | Was er bedeutet |
|---|---|
| offen | Noch von niemandem angesehen — wartet im Eingang auf eine Entscheidung. |
| freigegeben | Ein Mensch mit Freigaberecht hat bestätigt: bekannt und gewollt. Mit Name und Zeitpunkt protokolliert. |
| automatisch freigegeben | Eine Regel hat freigegeben. Immer als solche gekennzeichnet, nie versteckt — und im Protokoll nachvollziehbar. |
| abgelehnt | Als „nicht in Ordnung“ markiert: unbekannt, doppelt oder zu klären. Taucht in den Auswertungen als Problemfall auf. |
Der Rhythmus
| Wann | Was | Wo |
|---|---|---|
| wöchentlich | Eingang leeren, Aufgedeckt ansehen | Eingang, Aufgedeckt |
| monatlich | BWA der Kanzlei importieren, Monat lesen | BWA importieren, BWA-Übersicht |
| im Quartal | Rezertifizierung: „Wird das noch gebraucht?“ | Quartals-Review |
| laufend | Fristen im Blick behalten | Verträge und Fristen |
| quartalsweise | Krisenfrüherkennung dokumentieren | Frühwarnung |
Wenn du einen Anbieter nicht kennst
- Erst klicken, dann grübeln. Jeder Anbietername führt zum Anbieterblatt mit allen Buchungen, Belegen und der Historie — oft klärt sich die Sache dort sofort.
- Beleg suchen. Unter Dokumente liegen die Rechnungen aus dem Archiv; dort lässt sich auch eine Vertragsliste hochladen.
- Im Zweifel ablehnen. Eine Ablehnung heißt „bitte klären“ und macht den Posten sichtbar, statt ihn stillschweigend durchzuwinken.
Gut zu wissen
- Montags-Digest. Jeden Montag früh fasst Yupana per E-Mail zusammen, was neu aufgefallen ist, welche Kündigungsfristen anstehen und ob Reviews fällig sind.
- Alles protokolliert. Jede Freigabe, Ablehnung und Bestätigung landet mit Name und Zeitstempel im Protokoll.
- Pflichtposten gebündelt. Lohn, Steuern und Sozialabgaben fasst der Eingang zu einem Sammelposten zusammen — ein Klick statt hunderter.
Fallen
⚠️ Kategorien vor Regeln. Eine Regel auf eine unklare Kategorie automatisiert eine Unklarheit. Erst sortieren, dann automatisieren.
⚠️ Der Wochencheck ist keine Buchhaltung. Freigeben heißt „bekannt und gewollt“, nicht „richtig gebucht“. Das eine ist eure Entscheidung, das andere die Arbeit der Kanzlei.
⚠️ Eine Freigabe altert. Sie sagt nichts darüber, ob die Leistung heute noch gebraucht wird — dafür gibt es das Quartals-Review.
⚠️ Wer den Eingang wochenlang liegen lässt, bekommt keine schlechteren Zahlen — aber schlechtere Funde. Die Detektoren arbeiten auf kategorisierten Daten; auf unsortierten liefern sie Rauschen.
Verwandt
- Erste Schritte — der erste Monat
- Eingang und Freigaben — der Kern der Routine
- Quartals-Review — der Takt, der alles offen hält
Zuletzt geändert: 30. August 2026
