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Datenschutzerklärung

Stand: 12. Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

frag.hugo Informationssicherheit GmbH, Spaldingstraße 64-68, 20097 Hamburg, info@fraghugo.de. Weitere Angaben im Impressum.

1a. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt: datuno GmbH, Kiebitzhörn 15, 22885 Barsbüttel, Telefon +49 40 22 853 843-0, datenschutz@datuno.de.

2. Diese Website

Die Website setzt keine Cookies und bindet keine externen Schriften, Karten oder Videos ein. Zur Reichweitenmessung läuft Matomo auf einem eigenen Server (siehe unten) — ohne Cookies und ohne Weitergabe an Dritte. Deshalb gibt es hier auch kein Einwilligungsbanner.

Reichweitenmessung (Matomo)

Wir messen, welche Seiten aufgerufen werden und welche Inhalte weiterführen. Dafür nutzen wir Matomo — eine Analyse-Software, die auf einem von uns verwalteten Server in Deutschland läuft und nicht als Dienst eines Analyse-Anbieters eingekauft ist. Die Daten gehen an keinen Auswertungsdienst und in kein Drittland. Der Server wird bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG (Espelkamp, Deutschland) betrieben; die Instanz wird von der hagel IT-Services GmbH verwaltet. Beide sind insoweit unsere Auftragsverarbeiter (Ziffer 5).

Die Messung arbeitet ohne Cookies. Es wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert und nichts von dort ausgelesen. Verarbeitet werden die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite, Zeitpunkt, ungefähre Herkunft, Browser- und Gerätetyp sowie die Bildschirmgröße. Zusätzlich halten wir fest, wenn ein Formular erfolgreich abgeschickt oder eine Vorlage angefordert wurde — und bei mehrstufigen Formularen, welchen Schritt jemand erreicht hat. So sehen wir, an welcher Frage ein Formular hakt. Die eingegebenen Inhalte werden dabei nicht übertragen — weder die Antworten noch die Adressdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es zu erkennen, welche Inhalte gebraucht werden und wo die Website nicht trägt. Da ohne Cookies gemessen wird und kein Zugriff auf Ihre Endeinrichtung erfolgt, ist dafür keine Einwilligung erforderlich. Sie können der Messung jederzeit widersprechen, indem Sie in Ihrem Browser Do Not Track aktivieren — Matomo wertet das aus — oder uns unter info@yupana.de schreiben.

Spam-Schutz der Formulare (Cloudflare Turnstile)

Auf Seiten mit Formularen laden wir Cloudflare Turnstile, um automatisierte Einsendungen abzuwehren. Dabei werden technische Angaben zum Browser und zur Anfrage an Cloudflare übermittelt und dort geprüft. Turnstile setzt keine Werbe-Cookies und erstellt kein Nutzungsprofil. Das Skript lädt erst, wenn Sie das Formular anfassen — wer nur liest, stellt keine Verbindung her. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch. Cloudflare ist Auftragsverarbeiter (Ziffer 5).

Server-Logs

Beim Abruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, Browsertyp). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb. Diese Daten fallen beim Auslieferungsdienst Cloudflare an und werden dort nach kurzer Zeit gelöscht.

Kontaktformular

Wenn Sie das Formular auf /kontakt nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben ausschließlich, um Ihre Nachricht zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Der Versand läuft über einen Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 5). Zusätzlich schicken wir Ihnen gelegentlich fachliche E-Mails zu den Themen dieser Website; Rechtsgrundlage, Widerspruchsrecht und Abgrenzung zum Newsletter stehen unter „Downloads“. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Bearbeitung im Vertriebssystem. Ihre Nachricht geht als E-Mail an das Postfach der frag.hugo Informationssicherheit GmbH — derselben Verantwortlichen wie oben, die Yupana betreibt. Das Postfach liegt bei Microsoft 365. Dort führen wir Ihre Anfrage als Vorgang in unserem Vertriebssystem, damit eine Ansprechperson sie bearbeitet und keine Anfrage verloren geht: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Ihre Nachricht, die Seite, von der Sie geschrieben haben, und unser Schriftwechsel. Ein Sprachmodell (OpenAI, siehe Ziffer 5) sortiert eingehende Nachrichten vor — Anfrage, Werbung oder Benachrichtigung — und schlägt einen Antwortentwurf vor. Verschickt wird nur, was ein Mensch gelesen und abgeschickt hat. Über neue Vorgänge informieren wir die zuständige Person intern per E-Mail über den Dienst Resend. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Anfrage) und lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen vollständig und zügig zu beantworten). Wie lange der Vorgang bleibt, steht in Ziffer 6.

Downloads (Vorlagen und Anleitungen)

Fordern Sie über /downloads oder einen Beitrag eine Vorlage an, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen die Datei zu schicken (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Protokolliert werden dazu die angeforderte Vorlage, die Seite, von der das Formular abgeschickt wurde, sowie Zeitpunkt, Herkunftsland, verweisende Seite und Browserkennung. Dieses Protokoll löscht sich nach 60 Tagen selbst.

Fachliche E-Mails und Ihr Widerspruchsrecht. Zusätzlich zur angeforderten Datei schicken wir Ihnen über den Versanddienstleister Brevo (Ziffer 5) in den folgenden neun Tagen bis zu drei fachliche E-Mails zu BWA, Planung und Liquidität; danach endet die Reihe. Damit keine Mail doppelt kommt, vermerken wir bei Brevo, welche davon Sie zuletzt erhalten haben und wann. Registrieren Sie sich bei Yupana, endet die Reihe ebenfalls. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG: unser berechtigtes Interesse, Menschen, die eine fachliche Vorlage angefordert haben, zu verwandten eigenen Angeboten zu informieren.

Sie können dem jederzeit widersprechen — ohne Angabe von Gründen und ohne andere Kosten als die der Übermittlung nach Basistarif. Dafür genügt der Abmeldelink am Ende jeder dieser E-Mails oder eine formlose Nachricht an datenschutz@datuno.de. Nach Ihrem Widerspruch endet der Versand dauerhaft. Auf dieses Recht weisen wir Sie bei der Erhebung Ihrer Adresse und in jeder einzelnen E-Mail hin.

Der Newsletter ist davon getrennt: Er beruht auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und wird erst versandt, wenn Sie den Link in der Bestätigungsmail angeklickt haben. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet in keinem Fall statt.

Support-Meldungen

Meldungen über /support (Problem, Frage, Idee) verarbeiten wir, um sie zu bearbeiten und Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Übermittelt werden Ihre Angaben aus dem Formular — Art des Anliegens, Beschreibung, E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihr Name.

Wohin die Meldung geht. Sie wird per E-Mail an das Support-Postfach der frag.hugo Informationssicherheit GmbH zugestellt und dort von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter gelesen und beantwortet. Der Versand läuft über Brevo (Sendinblue GmbH, Deutschland), das Postfach über Microsoft 365. Eine Übermittlung in ein Drittland findet dabei nicht statt. Die Zahl der Meldungen je E-Mail-Adresse ist auf zehn pro Tag begrenzt; dafür führen wir einen Tageszähler zu Ihrer Adresse.

Wenn daraus eine Änderung am Produkt wird. Beschreibt Ihre Meldung einen Fehler oder eine Idee, die wir umsetzen wollen, legt ein Mitarbeiter dazu einen Vorgang in unserem internen Entwicklungssystem an — als Ticket in einem nicht öffentlichen Repository bei GitHub (GitHub, Inc., USA). Übertragen wird dabei die Sachbeschreibung; Ihre Kontaktdaten bleiben im Support-Postfach. Kundenmeldungen laufen seit dem 9. September 2026 nicht mehr unmittelbar in dieses System.

Unabhängig davon protokollieren wir die Meldung für 60 Tage (Zeitpunkt, Herkunftsland, verweisende Seite, Browserkennung), damit sie nicht verloren geht, falls der Versand gerade nicht erreichbar ist.

Chat-Assistent

Auf den meisten Seiten steht unten rechts ein KI-Assistent zur Verfügung. Was Sie dort schreiben, wird zur Beantwortung an Azure OpenAI Service in der Region Frankfurt (Deutschland) übermittelt — ein Drittlandtransfer findet nicht statt. Die Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

Gespräche speichern wir nicht. Der Verlauf lebt im Speicher Ihres Browsers und ist mit dem Schließen des Tabs weg; wir legen kein Gesprächsarchiv an. Zur Missbrauchsabwehr wird kurzzeitig ein Zähler pro IP-Adresse geführt (Löschung nach zwei Minuten). Geben Sie im Chat freiwillig Ihre E-Mail-Adresse an, damit wir Ihnen antworten können, behandeln wir sie wie eine Anfrage über das Kontaktformular — einschließlich der Bearbeitung im Vertriebssystem. Bank- oder Kontodaten gehören nicht in dieses Fenster — der Assistent fragt auch nie danach.

3. Die Anwendung (app.yupana.de)

Yupana verarbeitet Unternehmensdaten im Auftrag des jeweiligen Kunden. Dazu gehören Kontobewegungen, Belegdaten, Vertragsdaten, betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie — soweit Microsoft 365 angebunden ist — Lizenzzuweisungen und Anmeldezeitpunkte von Beschäftigten. Diese Verarbeitung erfolgt weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags; verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Kunde.

Zugang

Der Zugang erfolgt über einen Anmeldelink, den wir an die angegebene E-Mail-Adresse senden, oder über das Microsoft-365-Konto. Wir speichern dafür Name, E-Mail-Adresse und die Rolle innerhalb der Organisation. Passwörter speichern wir nicht, weil es keine gibt.

Selbstanmeldung: Prüfung der Firmendomain

Wer sich ohne vorheriges Gespräch anmeldet, durchläuft eine automatische Prüfung des Domain-Anteils der angegebenen Adresse. Dabei fragen wir öffentlich verfügbare Informationen zu dieser Domain ab: den Mailserver-Eintrag (MX) im Domain Name System sowie die Startseite und eine mögliche Anbieterkennzeichnung nach § 5 DDG (Impressum). Abgerufen wird ausschließlich die Domain — nicht der persönliche Teil der Adresse und keine Inhalte aus Ihrem Postfach. Ergebnis der Prüfung ist eine Einstufung (Firmendomain, allgemeiner E-Mail-Anbieter oder unklar, Wegwerf-Adresse); sie entscheidet darüber, ob der Test direkt beginnt — das gilt auch für Adressen bei allgemeinen Anbietern —, ob die Anmeldung als Anfrage an eine Firma geht, die mit derselben Domain schon bei Yupana ist, oder ob sie abgelehnt wird, weil es eine Wegwerf-Adresse ist. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr missbräuchlicher Anmeldungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Über jede Selbstanmeldung informieren wir uns intern per E-Mail, um Interessenten ansprechen zu können; auch das stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Widerspruch genügt formlos an die unten genannte Adresse.

Kostenloser Test (14 Tage)

Zweck. Wer sich anmeldet, bekommt eine eigene, leere Firma und kann Yupana 14 Tage lang mit den eigenen Zahlen testen. Dafür verarbeiten wir die Angaben zur Person (Name, E-Mail-Adresse, Rolle) und zur Firma (Name, Branche) sowie die Daten, die Sie selbst einlesen. Die eingelesenen Unternehmensdaten verarbeiten wir schon im Test im Auftrag Ihrer Firma nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie bei der Anmeldung annehmen; verantwortlich für sie ist Ihre Firma.

Rechtsgrundlage für die Angaben zu Person und Firma ist der Testvertrag nach § 3 der AGB (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei der Anmeldung speichern wir außerdem, welche Fassung von AGB und AVV Sie wann angenommen haben — als Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

E-Mails im Test. Während des Tests schreiben wir Ihnen zum Stand Ihres Tests: bei der Anmeldung, in den ersten Tagen mit Hilfe zum Einrichten (nur, solange noch keine eigenen Zahlen da sind), zur Halbzeit, kurz vor und am Ende des Tests, zur Ankündigung der Löschung und nach der Löschung. Diese Mails gehören zum Testvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und sind keine Werbung. Sie können sie jederzeit abbestellen — über den Link in jeder Mail oder in den Einstellungen. Ausgenommen sind die Ankündigung und die Bestätigung der Löschung, weil sie Sie über das Schicksal Ihrer Daten informieren.

Speicherdauer und Löschung. Der Test dauert 14 Tage ab der Anmeldung; wer bis zum zwölften Tag noch keine eigenen Zahlen einlesen konnte, kann ihn einmal um eine Woche verlängern. Danach bleiben die Daten 30 Tage lesbar und exportierbar. Wird bis dahin kein Paket gebucht, löschen wir die Firma mit allen darin verarbeiteten Daten vollständig — in der Regel am 45. Tag nach der Anmeldung, nach einer Verlängerung eine Woche später. Wir kündigen die Löschung eine Woche vorher per E-Mail an und bestätigen sie danach. Bucht Ihre Firma ein Paket, bleiben die Daten erhalten, und es gelten die Fristen für Kunden (Ziffer 6).

Betreuung im Test. Damit sich eine Ansprechperson bei Ihnen melden und bei der Einrichtung helfen kann, führen wir Ihre Registrierung als Vorgang im Vertriebssystem der Betreiberin (siehe „Kontaktformular“). Dorthin gelangen Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Name und die Domain Ihrer Firma, wie Sie zu uns gekommen sind, und der Stand Ihres Tests: Testende und Verlängerung, ob schon eigene Zahlen eingelesen sind und für welche Monate, wie viele Einrichtungsschritte erledigt sind, wie viele Personen Zugang haben, wann zuletzt jemand angemeldet war und welches Paket Sie zu welchem unserer Preise gebucht haben. Zahlen aus Ihrer Buchhaltung — Umsätze, Kosten, Salden, Buchungen — gehen nicht in das Vertriebssystem. Für einen Antwortentwurf erhält das Sprachmodell nur Name, Firma und den Stand des Tests, nie den Zeitpunkt Ihrer Anmeldungen. Ihren Kontakt legen wir dabei auch beim Versanddienstleister Brevo an und vermerken dort den Stand des Vorgangs; in eine Werbeliste kommen Sie dadurch nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Testvertrag) und lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Testende zu betreuen).

Kanzlei-Zugang

Steuerkanzleien können unter app.yupana.de/kanzleizugang kostenlos einen Kanzlei-Zugang anlegen. Dafür verarbeiten wir den Kanzleinamen und die E-Mail-Adresse der Person, die ihn anlegt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Kanzlei erhält einen persönlichen Link, den sie an ihre Mandanten weitergibt.

Registriert sich eine Firma über diesen Link, sieht die Kanzlei in ihrem Kanzleibereich genau drei Angaben zu dieser Firma: den Firmennamen, den Stand (testet, gebucht oder Test beendet) und das Datum der Registrierung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse und das der Kanzlei, nachzuvollziehen, welche Mandanten ihre Empfehlung angenommen haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zahlen der Firma sieht die Kanzlei erst, wenn die Firma ihr einen Lesezugang gibt — bei der Registrierung mit einem Haken, den die Firma selbst setzt oder entfernt. Diesen Lesezugang vergibt die Firma als Verantwortliche nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und nimmt ihn unter Einstellungen → Team jederzeit zurück; die Erteilung steht im Protokoll der Firma.

Protokollierung

Freigaben, Änderungen, Anmeldungen und Exporte werden protokolliert (Audit-Log) — Grundlage ist das berechtigte Interesse an Nachvollziehbarkeit sowie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten des Kunden. Diese Einträge bleiben, solange der Vertrag läuft: Ein Freigabe-Nachweis, der nach einem Quartal verschwindet, ist keiner.

Zusätzlich hält die Anwendung fest, welche Ansicht wann von wem geöffnet wurde. Diese Einträge dienen ausschließlich dazu, im Streitfall nachvollziehen zu können, wer Einblick in Finanzdaten hatte. Sie sind für den Inhaber-Zugang der jeweiligen Organisation sichtbar (Einstellungen → Protokoll) und werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; ein täglicher Lauf entfernt sie. Eine Auswertung von Arbeitsverhalten oder Arbeitszeit findet nicht statt und ist mit diesen Daten wegen der Frist auch nicht möglich.

Reichweitenmessung in der Anwendung

Auch in der Anwendung zählen wir mit derselben Matomo-Instanz wie auf der Website, ohne Cookies: welche Seiten des Einstiegs aufgerufen werden (Registrierung, Anmeldung, Einrichtungs-Assistent, erstes Ergebnis, /analyse) und welche Schritte dort gelingen — etwa „Datei gewählt“ oder „Upload gelesen“. Bei einem Upload halten wir nur das Dateiformat fest (zum Beispiel CSV oder PDF), nie den Dateinamen und nie einen Inhalt. Dazu kommen drei Meilensteine je Firma: angemeldet, erste Zahl gelesen, Paket gebucht.

Anders als auf der Website lädt Ihr Browser dafür kein Matomo-Skript. Er meldet den Schritt an die Anwendung, und unser Server reicht ihn an Matomo weiter — mit der IP-Adresse (Matomo speichert sie gekürzt), der Browserkennung und der Spracheinstellung. Namen, E-Mail-Adressen, Firmen und Beträge werden nicht übermittelt; die Kennung eines Besuchs ist ein nicht umkehrbarer Hashwert. Haben Sie im Browser Do Not Track aktiviert, meldet die Anwendung keine Schritte aus Ihrem Browser. Rechtsgrundlage und Widerspruchsweg sind dieselben wie bei der Website (Ziffer 2, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wir möchten erkennen, an welcher Stelle der Einstieg gelingt.

Lesen von PDF-Dateien

Auf den Seiten /analyse, /documents und /bwa/import wird ein hochgeladenes PDF im Browser selbst gelesen. Das dafür nötige Hilfsprogramm (pdf.js) liefern wir seit dem 25. August 2026 von unseren eigenen Servern aus. Zuvor kam es von einem weltweiten Auslieferungsnetz, das dabei IP-Adresse und Browserkennung erfuhr; diese Verbindung entfällt jetzt vollständig. Beim Lesen einer BWA verlässt damit weder die Datei noch eine Verbindungsangabe den Verantwortungsbereich.

4. Künstliche Intelligenz

In der Anwendung werden Sprachmodelle ausschließlich auf ausdrückliche Anforderung genutzt — es gibt dort keine automatischen oder zeitgesteuerten KI-Läufe. Übermittelt werden aggregierte Auswertungsdaten (z. B. Positionen einer BWA), keine Kontonummern und keine vollständigen Belegdateien, soweit der Kunde nicht selbst ein Dokument zur Analyse hochlädt. Die Modelle werden mit diesen Daten nicht trainiert. Jede erzeugte Zahl wird vor der Anzeige gegen die Datenbasis geprüft.

Vertriebssystem der Betreiberin. Davon getrennt sortiert ein Sprachmodell eingehende Nachrichten an unser Postfach automatisch vor und schlägt Antwortentwürfe vor (Ziffer 2, „Bearbeitung im Vertriebssystem“, und Ziffer 3, „Betreuung im Test“). Daten aus der Anwendung gehen dabei nicht hinein.

Web-Recherche zu Zahlungsempfängern. Um aus einem kryptischen Empfängernamen auf dem Kontoauszug ein brauchbares Lieferantenprofil zu machen, wird auf Anforderung eine Suchanfrage an den Suchdienst DataForSEO (DataForSEO OÜ, Estland) geschickt. Übermittelt wird ausschließlich der Empfängername, wie er in der Buchung steht — keine IBAN, kein Betrag, kein Verwendungszweck und keine Angaben zum Konto. Das Ergebnis wird zwischengespeichert, damit derselbe Empfänger nur einmal recherchiert werden muss.

5. Auftragsverarbeiter

DienstleisterZweckOrt
Cloudflare Germany GmbHAuslieferung, Anwendungslaufzeit, ZugangsschutzEU-Region
Hetzner Online GmbHDatenbank-HostingDeutschland
Brevo (Sendinblue GmbH)Transaktionale E-MailsEU
Microsoft (Azure OpenAI Service)Chat-Assistent auf der WebsiteFrankfurt, Deutschland
OpenAI, L.L.C.Sprachmodelle für Texterzeugung und Belegauswertung; Vorsortierung eingehender Nachrichten und Antwortentwürfe im VertriebssystemUSA (Standardvertragsklauseln)
DataForSEO OÜWeb-Recherche zu Zahlungsempfängern (nur auf Anforderung)Estland (EU); Übermittlung in Drittländer nur mit Standardvertragsklauseln
Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365)Postfach der Betreiberin für Anfragen und SupportEU
Resend, Inc.Interne Benachrichtigung über neue Vorgänge im VertriebssystemUSA (Standardvertragsklauseln)
GitHub, Inc.Ablage interner Entwicklungsvorgänge (nur die Sachbeschreibung, keine Kontaktdaten)USA
hagel IT-Services GmbHBetrieb des internen Entwicklungssystems und der Matomo-Instanz (Übergang)Hamburg
Mittwald CM Service GmbH & Co. KGServer für die Reichweitenmessung (Matomo)Espelkamp, Deutschland
Stripe Payments Europe Ltd.Zahlungsabwicklung (ab Buchung eines Pakets)EU

Übermittlung in Drittländer

Für die USA besteht seit dem 10. Juli 2023 ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework), der allerdings nur für dort zertifizierte Unternehmen gilt. Wo ein Empfänger nicht zertifiziert ist, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss 2021/914) samt einer Prüfung der Rechtslage im Zielland. Eine Kopie dieser Garantien stellen wir auf Anfrage bereit — formlos an datenschutz@datuno.de. Trotz dieser Garantien lässt sich ein Zugriff durch Behörden des Ziellands nicht vollständig ausschließen; darauf weisen wir ausdrücklich hin.

5a. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; ein Profiling ebenso wenig. Die unter Ziffer 3 beschriebene Einstufung einer Domain entscheidet allein darüber, ob ein kostenloser Test sofort beginnt, als Anfrage an eine bestehende Firma läuft oder — bei einer Wegwerf-Adresse — nicht angelegt wird. Mit jeder anderen Adresse, auch bei einem allgemeinen E-Mail-Anbieter, ist der Test möglich. Wer mit der Einstufung nicht einverstanden ist, schreibt uns; ein Mensch sieht sie sich an.

6. Speicherdauer

Daten in der Anwendung werden gelöscht, sobald der Kunde es verlangt oder das Vertragsverhältnis endet, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Im Einzelnen:

WasWann gelöscht
Kostenloser Test ohne Buchung (Firma mit allen Daten)30 Tage nach Testende, in der Regel am 45. Tag nach der Anmeldung; Ankündigung eine Woche vorher
Nachweis, dass AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag angenommen wurden (Adresse, Firmenname, Fassung, Zeitpunkt — keine Zahlen der Firma)drei Jahre nach der Annahme, getrennt von den Daten der Firma aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO: Nachweis des Vertrags über die Auftragsverarbeitung)
Daten eines gebuchten Kundenspätestens 90 Tage nach Vertragsende, nach Herausgabe eines Exports
Protokoll, welche Ansicht wann geöffnet wurdenach 90 Tagen, täglich
Protokoll über Freigaben, Änderungen, Anmeldungen, Exportemit den Daten der Firma
Protokoll der Formulareinsendungen (Downloads, Support)nach 60 Tagen
Vorgänge im Vertriebssystem (Anfragen über Formular, Chat oder E-Mail, Registrierungen zum Test, Schriftwechsel)zwölf Monate nach dem letzten Kontakt, wenn kein Vertrag zustande kommt; bei Kunden mit Ende der Geschäftsbeziehung — Geschäftsbriefe darin nach den Fristen unten
Rechnungen und Zahlungsbelegenach acht Jahren (§ 147 AO)
Handels- und Geschäftsbriefenach sechs Jahren (§ 257 HGB)
Adresse im Newsletter oder für fachliche E-Mailsbei Widerruf oder Widerspruch; danach nur noch in einer Sperrliste, damit Sie keine Mail mehr erreicht
Server-Protokolle beim Auslieferungsdienst, Messdaten in Matomonach kurzer Zeit; die genauen Fristen tragen wir nach, sobald sie festgelegt sind

6a. Müssen Sie diese Daten angeben?

Nein. Die Angabe ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, und Sie sind nicht verpflichtet, sie zu machen. Ohne E-Mail-Adresse können wir Ihnen allerdings weder eine Vorlage schicken noch einen Test einrichten noch auf eine Anfrage antworten — insoweit ist die Angabe für den jeweiligen Zweck erforderlich.

7. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung — etwa in den Newsletter — können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt. Ihnen steht außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO); zuständig für uns ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Wenden Sie sich an datenschutz@datuno.de — Kunden erhalten einen Datenexport (CSV/JSON) auf Anfrage.

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