Für IT-Systemhäuser
Erst die eigenen Zahlen. Dann die Ihrer Kunden.
Yupana ist im Systemhaus der Betreiberin entstanden. Es liest Ihre BWA, stellt jede Kennzahl gegen den Median der IT-Dienstleister und sagt, was Ihr Wachstum gerade begrenzt.
Mit Ihren eigenen Zahlen. Alle Funktionen offen. Endet von selbst.
Erst im eigenen Haus ausprobieren, mit den eigenen Zahlen — dann über das Modell für Ihre Kunden sprechen. Controlling im Überblick
Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · cookielose Messung
Der eigene Betrieb
Sie bringen die IT Ihrer Kunden in Ordnung. Und die eigenen Zahlen?
Hardware-Handel, Projektgeschäft und laufende Betreuung landen in einer BWA. Die Summe sieht gut aus — welcher Teil das Geld verdient, steht nicht daneben.
Personal ist der größte Block. Eine Einstellung zu früh drückt das Jahr, eine zu spät kostet Kunden. Entschieden wird trotzdem oft nach Gefühl.
Dazu Preise, die seit Jahren gleich sind, während Gehälter steigen. Die Schere öffnet sich langsam, und in der Monats-BWA sieht man sie kaum.
Warum das schiefgeht
Wer Handelsmarge und Dienstleistung in einer Zahl führt, steuert blind.
Im Median der IT-Dienstleister liegt die Personalaufwandsquote bei 45,4 % der Gesamtleistung, der Materialaufwand bei 22,9 % — die mittlere Hälfte zwischen 6,4 und 45,6 %. So weit streut der Handelsanteil. Ihr Vergleich braucht deshalb die getrennte Sicht.
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Handel und Dienstleistung in einer Summe
Hardware mit schmaler Marge neben Betreuung mit breiter — in der BWA eine Zeile.
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Personal als größter Block
Im Median 45,4 % der Gesamtleistung. Jede Stelle bewegt das Ergebnis spürbar.
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Preise wandern langsamer als Gehälter
Jahr für Jahr ein wenig. Zusammen eine Lücke, die erst im Abschluss auffällt.
So macht Yupana das
Trennen, was in einer Zahl zusammenläuft.
Yupana Controlling führt Handel, Projekte und Betreuung als eigene Segmente mit Deckungsbeitrag, plant Personal je Stelle und misst jede Kennzahl am Median Ihres Zweigs.
Der Maßstab
Ihre Kennzahlen gegen 2.205 Jahresabschlüsse von IT-Dienstleistern.
Personalquote, Rohertrag, Ergebnis, Eigenkapital, Forderungslaufzeit: Yupana stellt Ihre Zahl in die Verteilung der Bundesbank, nach Umsatzgrößenklasse getrennt.
Daraus entsteht das Potenzial: Wie viel Ergebnis im Jahr steckt in der Lücke zum Median — in Euro, mit der Rechnung dahinter.
- Median und beide Quartile an jeder Kennzahl
- Segmente mit eigenem Deckungsbeitrag, gemeinsame Kosten offen als „ungeschlüsselt“
- Quelle, Ausgabe und Berichtsjahr stehen an der Zahl
Der nächste Schritt
Was Ihr Wachstum gerade begrenzt — in einem Satz, mit Wegen heraus.
Yupana benennt den einen Engpass, der gerade zählt: Marge, Auslastung, Liquidität oder Führung. Dazu zwei bis drei Wege heraus, jeder mit seiner Wirkung in Euro.
Wer 100 oder 150 Unternehmen betreut, hat danach dasselbe Gespräch hundertmal vor sich. Yupana ist so gebaut, dass Sie es bei Ihren Kunden einsetzen können.
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Personalplan je Stelle
Stellen mit Eintritt, Gehalt und Nebenkosten, die Lohnsteuer am 10. des Folgemonats. Der Stellen-Rechner zeigt, ab welcher Auslastung sich die nächste Einstellung trägt.
Planung im Überblick -
Preis-Rechner gegen die Schere
Wie stark müssen Ihre Preise steigen, damit die Marge bei steigenden Gehältern hält? Der Rechner beantwortet es mit Ihren eigenen Zahlen.
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Systemhaus-Controlling
Marge, Personal und Auslastung gegen die Mediane der IT-Dienstleister — die Sicht, die im Pilotbetrieb entstanden ist.
Zum Systemhaus-Controlling -
Eine Firma je Unternehmen
Jeder Betrieb hat eigene Daten und einen eigenen Zugang — sauber getrennt.
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Über das Modell reden wir vorher
Ob Sie betreuen oder weiterverkaufen, ändert die kaufmännische Seite. Das Modell legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Darüber sprechen
Aus dem eigenen Betrieb
Yupana ist entstanden, weil ein IT-Systemhaus seine eigenen Zahlen verstehen wollte.
- seit 2004
- betreut der Pilotbetrieb mittelständische Unternehmen in Hamburg.
- 150+
- Unternehmen sind es dort — der Grund, warum es dieses Werkzeug gibt.
- 2.205
- Jahresabschlüsse von IT-Dienstleistern im Branchenvergleich, Berichtsjahr 2024.
Der Pilotbetrieb von Yupana ist ein Hamburger IT-Dienstleister mit über 150 betreuten Unternehmen. Der erste Nutzer war der eigene Betrieb.
Deshalb kennt Yupana die Eigenheiten eines Systemhauses: Handel neben Dienstleistung, Personal als größter Block, Auslastung als eigentliche Grenze.
In drei Schritten
Erst innen, dann außen.
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01
Im eigenen Haus starten
BWA und Summen- und Saldenliste ablegen, Branche bestätigen. Nach dem ersten Monat wissen Sie an Ihren eigenen Zahlen, ob es trägt.
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02
Zwei Bestandskunden dazunehmen
Am besten zwei mit unterschiedlichem Zuschnitt. Da zeigt sich, was branchenübergreifend trägt.
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03
Über das Modell sprechen
Wie das kaufmännisch aussieht, hängt davon ab, ob Sie betreuen oder weiterverkaufen. Genau darüber reden wir, bevor es losgeht.
Bevor Sie fragen
Die Antworten auf Ihre ersten Fragen.
- Brauchen wir DATEV?
- Yupana liest die BWA als PDF aus DATEV und aus anderen Buchhaltungsprogrammen, dazu die Summen- und Saldenliste als PDF, CSV, TXT, Excel oder Jahresdatei. Am gründlichsten geprüft sind DATEV-Layouts.
- Wie viel Aufwand ist das?
- Der Start kostet einen Upload: Branche bestätigen, BWA ablegen. Danach kommt einmal im Monat die neue BWA dazu — auf Wunsch legt Ihre Kanzlei sie selbst ab.
- Wo liegen unsere Daten?
- Datenbank in Deutschland, Anwendung in der EU-Region. Jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Reichweitenmessung läuft cookielos auf eigenem Server.
- Wie schnell sind wir startklar?
- In fünf Minuten steht die erste eigene Zahl: anmelden, BWA ablegen, fertig. Liefert die Kanzlei die Datei, lädt Yupana sie aus dem Test heraus ein — und verlängert um eine Woche, wenn bis Tag 12 noch keine Zahl da ist.
Häufige Fragen
Was Systemhäuser fragen.
- Können wir Yupana an unsere Kunden weiterverkaufen?
- Darüber sprechen wir gern. Yupana ist im Systemhaus-Alltag entstanden, und das Modell für den Weiterverkauf legen wir mit den ersten Partnern gemeinsam fest.
- Wie trennt Yupana Handel und Dienstleistung?
- Über Segmente: Sie ordnen Erlös- und Aufwandskonten einmal Handel, Projekten oder Betreuung zu. Danach hat jedes Segment seinen eigenen Deckungsbeitrag; gemeinsame Kosten stehen offen als „ungeschlüsselt“ daneben.
- Brauchen wir für jeden Kunden einen eigenen Zugang?
- Ja, jedes Unternehmen ist eine eigene Firma mit eigenen Daten.
- Welche Branche nimmt Yupana für den Vergleich?
- Für Systemhäuser den Wirtschaftszweig 62–63, IT-Dienstleister, mit 2.205 Jahresabschlüssen im Berichtsjahr 2024. Die Zuordnung ist eine Einstellung und jederzeit änderbar; jede Vergleichszahl nennt den Zweig, aus dem sie stammt.
- Wir haben mehrere Gesellschaften. Geht das?
- Ja. Jede Gesellschaft ist eine eigene Firma mit eigener Auswertung; Sie wechseln mit einem Klick. Jede weitere Firma kostet 19 € im Monat.
Passt dazu
- Kennzahlen im IT-Dienstleister Median und Quartile aus der Jahresabschlussstatistik der Deutschen Bundesbank — kostenlos und sofort im Browser.
- Systemhaus-Controlling Marge, Personal und Auslastung gegen die Mediane der IT-Dienstleister.
- Nächster Schritt und Potenzial Der Engpass, der gerade zählt — mit Wegen heraus in Euro.
- Über Yupana Warum ein Systemhaus eine Controlling-Software baut.
Der erste Schritt
Erst bei Ihnen, dann bei Ihren Kunden.
Fangen Sie im eigenen Haus an, mit Ihren eigenen Zahlen. Danach sprechen wir darüber, wie Sie es bei Ihren Kunden einsetzen.
Mit Ihren eigenen Zahlen. Alle Funktionen offen. Endet von selbst.
Lieber erst mehr wissen? Im Blog weiterlesen. Fragen? Schreiben Sie uns.
