Was sich geändert hat.

Was Sie jetzt bekommen

Kostenstellen mit Budget. Unter Zahlen › Kostenstellen sehen Sie Budget und Ist je Bereich, Monat für Monat oder kumuliert, mit verantwortlicher Person. Die Kostenstellen kommen aus dem DATEV-Buchungsstapel, den Ihre Kanzlei exportiert — Kostenstelle (KOST1) und Projekt (KOST2) jeder Buchung. Was ohne Kostenstelle gebucht ist, verteilen Sie per Schlüssel; Gebuchtes und Verteiltes stehen getrennt nebeneinander. Das Budget planen Sie je Kostenstelle und BWA-Zeile wie in einer Tabelle, mit einem Vorschlag aus dem Vorjahr oder dem Gesamtplan. Die Hochrechnung zeigt, wo jeder Bereich im Dezember landet.

Fördermittel im Plan. Unter Planung › Fördermittel erfassen Sie jedes Förderprojekt einmal: Bescheid, Kostenplan, Abrufe. Yupana rechnet aus Ihren gebuchten Kosten, was Sie jetzt abrufen können, legt Zwischen- und Verwendungsnachweis aus den Nebenbestimmungen Ihres Bescheids an und stellt jeden Abruf als Zufluss in Ihre Plan-Liquidität. Der Reiter Nachweis bereitet den zahlenmäßigen Teil des Verwendungsnachweises vor — als Excel, PDF oder CSV, auf Wunsch mit Belegliste aus dem Buchungsstapel.

Rechte je Bereich. Wer nur seine eigenen Kostenstellen sehen soll, sieht genau diese. Ihre Kanzlei liest mit.

Mehr dazu

• Kostenstellen & Budget · Docs: Kostenstellen
• Fördermittel · Docs: Fördermittel
• DATEV-Buchungsstapel: so exportiert Ihre Kanzlei die Datei

Was Sie jetzt bekommen

Ein Produkt, alles drin. Yupana Controlling umfasst jetzt auch, was bisher einzeln dazugebucht wurde: Ihr nächster Schritt mit Ihren Maßnahmen, das Potenzial gegenüber Ihrer Branche, die Frühwarnung, die Mappe fürs Bankgespräch und die Rechner für Preiserhöhung und neue Stellen. Der Preis bleibt 59 € im Monat bei jährlicher Zahlung, 79 € bei monatlicher; jede weitere Firma kostet 19 €. Wer schon bucht, behält alles, was er nutzt.

Der Test beginnt mit Ihren Zahlen. Drei Schritte — Ihre Firma, Ihre Zahlen, Ihr Ergebnis — und am Ende steht, was in Ihrer Auswertung steckt. Wer die Datei bei der Kanzlei anfordern muss, kopiert eine fertige Mail oder schickt der Kanzlei einen Link zum Hochladen. Und wer lieber kurz mit uns spricht, bucht 15 Minuten direkt aus dem Assistenten.

Mehr Dateien, die Yupana liest. Die DATEV-Jahresübersicht der Summen- und Saldenliste mit allen zwölf Monaten, Excel-Mappen aus Lexware, DATEV und Addison, die Formate von Simba, Sage 50, Scopevisio und Agenda, Ausdrucke mit festen Spalten und Kanzlei-BWAs mit nachgestelltem Vorzeichen. Kommt eine Datei an, die keine Auswertung enthält, sagt Yupana das in einem Satz und zeigt, welche Datei stattdessen passt.

Befunde, die zählen. Die Hinweise nennen den Monat, prüfen gegen das Vorjahr, bevor sie eine Saison melden, und stellen die Margen-Schere nach vorn: wenn Personal- oder Materialkosten schneller wachsen als der Umsatz. Neu ist die Ertragskraft als eigene Regel. Die Plan-Liquidität rechnet die Steuerzahlungen mit ein, und Segmente schlägt Yupana aus Ihren eigenen Konten vor.

Diagramme in einer Farbsprache. Eine Datenpalette für alle Ansichten, in hellem wie dunklem Modus geprüft. Das Cockpit zeigt die letzten 13 Monate, die Kennzahlen tragen ihren Korridor, der Wasserfall führt von den Erlösen zum Gewinn, die Liquiditätsprognose markiert Tiefpunkt und Kreditlinie, und Pläne zeigen Ist und Plan Monat für Monat nebeneinander. Jedes Diagramm lässt sich mit der Tastatur lesen.

Sie, überall. App, Website, Dokumentation, Mails und die Antworten von „Fragen Sie Ihre Zahlen“ sprechen Sie jetzt durchgehend mit Sie an.

Wie wir das geprüft haben

Vor der Auslieferung lief ein vollständiger Durchgang durch 25 Ansichten der App, je in zwei Breiten und in hellem wie dunklem Modus: null Fehler in der Konsole, null Seiten, die auf dem Handy über den Rand laufen, jede Zahl nach spätestens sechs Sekunden da. Der Datei-Import besteht 174 automatische Prüfungen über 18 Musterdateien. Die Startseite erreicht im Lighthouse-Test auf dem Handy 98 bei der Geschwindigkeit und 100 bei Barrierefreiheit, guter Praxis und Auffindbarkeit, auf dem Desktop viermal 100.

Was die einzelnen Ansichten zeigen: Dokumentation · Preise im Überblick: Preise.

Was Sie jetzt bekommen

In fünf Minuten sehen Sie, was in Ihren Zahlen steht. Registrieren, eine Datei ablegen — die Summen- und Saldenliste, die BWA oder den Kontoauszug —, und Yupana zeigt auf einer Seite das Ergebnis des Zeitraums, bis zu drei Befunde nach Betrag und eine Kennzahl gegen Ihre Branche. Jeder Befund führt an die Stelle, aus der er stammt.

14 Tage, alles offen. Im Test gibt es keine gesperrten Bereiche, auch nicht die der Stufen Complete und Gruppe. Eine Karte braucht es nicht, und der Test endet von selbst — es gibt nichts zu kündigen.

Die Kanzlei kann die Datei schicken. Wer die Auswertung nicht selbst herunterladen kann, trägt die Mailadresse der Kanzlei ein. Sie bekommt einen Link, legt die Datei ab und sieht dabei keine Zahlen. Dauert das, verlängert ein Klick den Test einmal um eine Woche, solange bis Tag 12 noch keine eigene Zahl da ist.

Am Ende eine Empfehlung statt einer Frage. Welche der vier Stufen passt, leitet Yupana aus dem ab, was Sie benutzt haben — Kontoauszug, Planung, mehrere Gesellschaften. Die Empfehlung ist vorausgewählt, alle anderen bleiben wählbar. Wer bucht, behält alles, was im Test entstanden ist.

Wer nicht bucht, verliert nicht sofort den Blick. 30 Tage lang bleibt alles sichtbar und exportierbar, nur ändern lässt sich nichts. Danach wird die Firma gelöscht; eine Mail kündigt das eine Woche vorher an.

Ein Menü mit sechs Bereichen. Übersicht, Zu tun, Zahlen, Liquidität, Wachstum, Ausgaben — je eine Frage, in der Reihenfolge, in der ein Geschäftsführer sie stellt. Die Tiefe steckt in Reitern, und ⌘K findet jede Ansicht über ihren Namen. Die Sicht (Geschäftsführung, Inhaber, Buchhaltung) bestimmt nur noch, womit die Übersicht beginnt.

Was nicht mehr da ist

Die Beispielfirma, in der sich Interessenten bisher umsehen konnten, und das Angebotsformular als zweiter Weg. Beide zeigten nicht den Moment, um den es geht: Das sind unsere Zahlen, und das wusste ich nicht. Wer vorher eine Frage hat, schreibt uns über Kontakt; wer im Test beim Einrichten hängt, findet im Assistenten einen Link für 15 Minuten mit uns.

Was gleich bleibt

Die vier Stufen und ihre Preise, unbegrenzte Nutzer, keine Mindestlaufzeit. Die BWA-Sofort-Analyse bleibt ohne Konto nutzbar — wer danach testet, nimmt die Datei mit, statt sie zweimal hochzuladen.

Wie der Test im Einzelnen abläuft: Erste Schritte und Abrechnung.

Was nicht stimmte

Yupana konnte zwölf Monate Liquidität zeichnen, aber niemand konnte sie verändern. Wer einen Plan aufstellen wollte, tat das in einer Tabelle daneben — und hatte danach zwei Wahrheiten, von denen die zweite immer die ältere war.

Dazu kam ein leiseres Problem: Der Plan rechnete jede Forderung an ihrem Fälligkeitstag. Das ist systematisch zu optimistisch: Wer regelmäßig erst Wochen nach Fälligkeit bezahlt wird, hat die ganze Zeit über eine Vorschau, die es besser meint als das Konto.

Was jetzt da ist

Die Fläche. Kategorien untereinander, Perioden nebeneinander. Jede Zelle trägt vier Größen: was tatsächlich geflossen ist (Ist), was aus offenen Posten noch kommen soll (Erwartet), was Sie vorhaben (Plan) und die Zahl, mit der gerechnet wird (Vorschau). Die Regel dahinter passt in einen Satz: Ist plus Erwartet schlägt den Plan, sobald es größer ist — sonst bleibt der Plan stehen. Bei Miete, Leasing und Gehalt lässt er sich festnageln.

Geändert wird in der Zelle. Doppelklick, tippen, weiter: 4k heißt viertausend, =12000*1,19 rechnet die Umsatzsteuer dazu. Die ganze Fläche ist mit den Pfeiltasten bedienbar, ohne die Hand an der Maus. Und jede Vorschau trägt ihre Herkunft — ein Klick zeigt, welche Buchungen, welche offenen Posten und welcher Planwert darin stecken.

Fünf Vorlagen nehmen die Tipparbeit ab: einmalig, wiederkehrend, als Anteil einer anderen Zeile (etwa die Umsatzsteuer als Prozent vom Umsatz), als Projekt mit eigenem Zahlungsplan und als Menge mal Preis. Die zweite davon ist die wichtigste: Eine Kategorie kann an einer anderen hängen, statt eine feste Zahl zu sein.

Das erwartete Zahldatum. Jeder offene Posten bekommt neben der Fälligkeit ein zweites Datum — wann mit dem Geld wirklich zu rechnen ist, gemessen am Zahlverhalten genau dieses Kunden. Bleibt das Geld aus, rückt das Datum nach; beim dritten Mal wird daraus ein Befund zum Klären statt einer Zahl, die leise falsch wird.

Der Zahlungsabgleich. Kommt eine Zahlung, schlägt Yupana die passende Rechnung vor: sieben Kriterien nacheinander, jedes mit einem Sicherheitsgrad, der im Popover begründet steht. Sammelüberweisungen werden als Gruppe vorgeschlagen und lassen sich wieder auflösen.

Ein Kategorienbaum mit Regeln. Vier Ebenen über den sechs Bereichen der Kapitalflussrechnung. Eine Regel wird als Satz formuliert, und vor dem Speichern steht da, wie viele Buchungen sie treffen würde.

Schwellen, die Sie selbst setzen. Der Wächter meldet, wenn der Kontostand unter Ihre Grenze fällt, die Vorschau zu tief läuft, die Kreditlinie knapp wird oder eine Datenquelle still geworden ist. Die Mail nennt Zahl, Schwelle und Link — und einen Schalter gegen Lärm.

Mehrere Gesellschaften in einem Bild und eine öffentliche Schnittstelle mit sieben Wegen für Ihre eigenen Systeme, jeder Schlüssel mit eigenen Rechten und eigenem Ablaufdatum. Beides gehört zur neuen Stufe Gruppe.

Was wir dabei gefunden haben

Beim Kategorisieren war an drei Stellen fest verdrahtet, dass es um Ausgaben geht — die Einzahlungsseite hatte nie jemand angesehen. Sichtbar wurde das erst an der Fläche: Die Einzahlungen standen fast vollständig in der Zeile „Nicht zugeordnet”. Mit einem eigenen Regelwerk für Eingänge bleibt dort ein Rest von unter einem Prozent.

Was wir nicht behaupten

Die Gruppensicht addiert, sie konsolidiert nicht: Innenumsätze werden nicht bereinigt, und das steht in der Anwendung über jeder Gruppensicht. Die Fläche rechnet außerdem brutto, wie es auf dem Konto steht — die BWA rechnet netto und periodengerecht. Wer beides verwechselt, hält eine Umsatzsteuer-Zahllast für einen Verlust.

Drei Menschen, drei Fragen

Dieselbe Anwendung beantwortet drei verschiedene Fragen, und bisher musste jeder sich seinen Weg dorthin selbst suchen. Der operative Geschäftsführer will wissen, was diese Woche zu tun ist. Der Inhaber will wissen, wie das Unternehmen steht. Die Buchhaltung will wissen, was noch zu klären ist.

Ab sofort stellt Yupana beim ersten Anmelden eine Sicht ein — andere Startseite, andere Navigation, dieselben Daten:

• Geschäftsführung startet auf Montag: Vorlauf, Auslastung und Kasse in einer Reihe, darunter drei Listen zum Abarbeiten. Jede Liste lässt sich per Knopf an die zuständige Person weitergeben.
• Inhaber startet auf Monatsblick: ein Ergebnis, eine Bilanz, ein Engpass — und der Brief fürs Bankgespräch, aus derselben Bilanz gerechnet.
• Buchhaltung startet auf Klären: eine Warteschlange statt sieben Ansichten, daneben die Liste für die Kanzlei mit Beträgen und Kontonummern.

Die Sicht ist eine Brille, keine Schranke. Was jemand sehen darf, entscheidet weiterhin seine Rolle; eine andere Sicht gibt keine zusätzlichen Rechte, nur eine andere Reihenfolge. Umschalten geht jederzeit oben rechts.

Eine Zahl, nicht vier

Dieselben zwölf Monate hatten bis heute je nach Ansicht ein anderes Ergebnis — weil die eine Seite Abschreibungen mitzählte, die nächste sie herausrechnete und die dritte einen anderen Zeitraum nahm. Jede Zahl war für sich richtig, und zusammen ergaben sie ein Gespräch darüber, welche denn nun gilt.

Es gibt jetzt ein Ergebnis-Set, aus dem alle Ansichten lesen: Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis, EBITDA, Kopfzahl — jeweils mit dem Zeitraum, aus dem sie stammen, und mit den Bereinigungen, die jemand begründet eingetragen hat.

Das Eigenkapital kommt aus der Bilanz

Die Seite fürs Bankgespräch rechnete die Eigenkapitalquote aus einem einzigen Konto. Das geht schief, sobald eine GmbH einen Gewinnvortrag hat: Der steht in den Vortragskonten, und die Ausschüttung des Jahres steht auf einem Konto, das gar keinen Saldo führt — dort stehen nur Verkehrszahlen. Herausgekommen ist eine Quote, die um ein Vielfaches danebenlag, ausgerechnet auf der Seite, die man dem Kreditgeber zeigt.

Eigenkapital, Quote, Verschuldungsgrad und Ausschüttung kommen jetzt aus einer Stelle, die die ganze Bilanz liest. Wo die Probe nicht aufgeht, sagt Yupana das, statt eine Quote zu zeigen.

Forderungen von heute statt von vorletztem Monat

Die Forderungsliste kam aus der Monatsauswertung der Kanzlei. Deren jüngster Stand war zuletzt 64 Tage alt — wer darauf eine Mahnung stützt, schreibt Kunden an, die längst gezahlt haben.

Wo eine Warenwirtschaft angebunden ist, liest Yupana die offenen Rechnungen jetzt täglich von dort. Die Liste der Kanzlei bleibt daneben stehen: Sie ist der geprüfte Stand. Weichen beide um mehr als 5 % voneinander ab, sagt Yupana es — dann fehlt in einer von beiden eine Rechnung oder eine Zahlung.

Neu ist außerdem, was in keinem Vorsystem steht: der Status einer Forderung. Bestritten, Ratenzahlung, Inkasso, abgeschrieben — diese vier nehmen einen Posten aus jeder Mahnliste, aber nicht aus dem Bestand. Und gemahnt wird je Kunde, nicht je Rechnung: Ein Kunde mit fünfzehn offenen Posten bekommt ein Schreiben mit einer Liste, nicht fünfzehn Schreiben.

Zwei Engpässe mehr

Der Engpass-Baum kannte bisher keine Regel für „Ihre Firma schrumpft” und keine für ein dünnes Eigenkapital. Beide gibt es jetzt. Schrumpfung meldet sich, wenn Umsatz oder Rohertrag in zwei Quartalen hintereinander deutlich unter das Vorjahr fallen — bewusst auch beim Rohertrag: Ein gehaltener Umsatz bei fallendem Rohertrag ist ein Preisproblem, das eine reine Umsatzbetrachtung nicht sieht. Die Schwelle steht wie bei jeder Regel an der Karte, samt Herkunft.

Was nicht stimmte

Der Cash-Radar zeigt eine Linie und ein Band darum: die Linie ist der erwartete Kontostand, das Band die Unsicherheit. Die Frühwarnung hing bisher an der unteren Kante des Bandes — mit der Überlegung, wer wissen will, ob es eng wird, wolle den schlechten Fall sehen.

Die Überlegung war richtig, die Umsetzung nicht. In dieser Kante zählen unsichere Zuflüsse gar nicht mit und alle Abflüsse voll. Der größere Teil der Zahlungseingänge eines Betriebs kommt aber nicht aus einem erkannten Rhythmus, sondern aus einer Schätzung über das übliche Monatsniveau — und die galt als unsicher. Ergebnis: Die Kante unterschritt die Puffergrenze immer und nach wenigen Wochen, und über den Jahreshorizont lief sie ins Millionenminus, während die erwartete Linie sich kaum bewegte.

Eine Warnung, die in jeder Lage erscheint, wird überlesen. Schlimmer: Wer sie doch liest, hält die Zahl für einen Kontostand.

Was sich geändert hat

Gewarnt wird auf dem erwarteten Verlauf. Unterschreitet der erwartete Kontostand die Puffergrenze, steht es dort — mit Datum und Betrag. Tut er es nicht, steht keine Warnung.

Niveau-Schätzungen bringen ihr eigenes Band mit. Statt der pauschalen Gewichtung „unsicher” tragen sie das untere und obere Quartil derselben Historie, aus der auch ihr Erwartungswert stammt. Ein Monat ganz ohne Zahlungseingang ist kein ungünstiger Fall — er ist einer, den es in der Kontohistorie nie gab.

Das Band wächst nicht mehr unbegrenzt. Über die dreizehnte Woche hinaus — dort endet die taggenaue Auflösung — behält es den Abstand zur Linie, den es dort erreicht hat. Eine Spannweite, die nach einem Jahr alles einschließt, sagt nichts mehr.

Die Rücklage heißt jetzt Rücklage. Die Bestandsprüfung im Wachstumsbereich sagte „Ihr Geld reicht rechnerisch noch X Monate”. Gerechnet wird dort Kontostand plus eingeräumte Kontokorrentlinie, geteilt durch die zahlungswirksamen Monatskosten — ohne einen einzigen Zahlungseingang gegenzurechnen. Das ist eine brauchbare Kennzahl für die Polstergröße, aber keine Aussage über den Tag, an dem das Konto leer ist. Der Satz lautet deshalb jetzt „Ihre Rücklage deckt X Monatskosten”, und der Vorbehalt darunter nennt die Rechnung. Die Schwelle von drei Monaten bleibt, sie stammt aus § 1 StaRUG in Verbindung mit IDW S 16.

Warum das im Chat auffiel, nicht auf dem Bildschirm

Die Cash-Seite hatte die Kante immer als Kante beschriftet. Der Faktenauszug, den „Fragen Sie Ihre Zahlen” liest, nannte je Zeitraum dagegen nur Zufluss, Abfluss und die aufgelaufene Veränderung — die einzige absolute Zahl im ganzen Abschnitt war der Rand des Bandes. Wer daraus einen Kontostand macht, liegt falsch, aber nicht unlogisch. Der Auszug führt den erwarteten Kontostand jetzt als eigene Spalte, und die Ränder stehen ausdrücklich als Spannweite daneben.

Was gefehlt hat

Eine Liquiditätsvorschau ohne Fälligkeiten kennt die Größenordnung, aber keinen Termin. Sie weiß, dass etwa so viel hereinkommt wie üblich — nicht, dass die große Rechnung am 20. fällig ist und der Lohnlauf am 27. Genau die Woche dazwischen ist aber die Frage.

Die Offene-Posten-Liste beantwortet sie. Yupana hat sie im PDF der Kanzlei erkannt, aber nicht ausgewertet: Sie wurde beim Import verworfen, und die Vorschau wies weiterhin aus, es liege keine vor.

Was sich geändert hat

Die Liste kommt mit dem normalen Import herein. Steckt sie im Sammel-PDF, übernimmt Yupana sie mit — hinter dem Dateinamen steht dann, wie viele offene Posten dazugekommen sind. Ein eigener Upload-Schritt ist nicht nötig.

Die nächsten dreizehn Wochen bekommen echte Termine. Danach übernimmt wieder das gemessene Monatsniveau: Über ein Jahr wäre der heutige Bestand ein Phantom, kurzfristig ist er die genaueste Information, die es gibt.

Terminiert wird mit dem Zahlverhalten, nicht mit dem Zahlungsziel. Ab dem zweiten Stichtag misst Yupana je Kunde, wie lange er tatsächlich braucht — was im März offen war und im April fehlt, wurde dazwischen bezahlt. Diese Messung verschiebt die erwarteten Eingänge dorthin, wo sie erfahrungsgemäß ankommen.

Eine alte Liste wird nicht mehr verwendet. Ist die jüngste älter als ein Quartal, hat sich der Forderungsbestand umgeschlagen; sie nennt dann Kunden, die längst gezahlt haben, und kennt die nicht, die dazugekommen sind. Yupana verschweigt das nicht, sondern nennt Stichtag und Alter.

Und die Frühwarnung?

Sie bleibt abgeschaltet, aber sie ist messbar näher gerückt. Freischalten soll sie sich selbst — sobald zwei Bedingungen erfüllt sind: ein belastbarer Kontostand und ein Rückwärtstest, der die triviale Vorhersage („jeden Monat der historische Durchschnitt“) um mindestens ein Fünftel schlägt.

Neu ist, wie dieser Test rechnet. Er benutzt jetzt dieselbe Erkennung wie die Anwendung — vorher hatte er eine eigene, gröbere, und maß damit ein Verfahren, das so nirgends lief. Und er entscheidet nicht mehr nach einem einzelnen Lauf: Maßgeblich ist der Median über mehrere Stichtage. Ein einzelner Prüfzeitraum ist eine Stichprobe, und die schärfste Warnung einer Anwendung sollte nicht davon abhängen, welchen Monat jemand zufällig gewählt hat.

Was nicht stimmte

Die Yupana-Erwartung schrieb bis heute jede Zeile als eigene Zeitreihe fort: Durchschnitt der letzten sechs Monate mal Saisonfaktor. Für Personalkosten oder Raumkosten ist das richtig. Für den Material-/Wareneinkauf nicht — der folgt dem durchgehandelten Volumen, nicht dem Kalender.

Die Folge war eine Meldung, die auf den Cent stimmte und trotzdem in die Irre führte: In einem Monat mit deutlich mehr Umsatz stieg der Einkauf mit, und die Erwartung wusste vom Umsatz nichts. Sie meldete die Differenz als Auffälligkeit. Gemessen an dem, worauf es ankommt — der Materialquote —, war der Monat unauffällig. Umgekehrt drückte ein einzelner sehr guter Vormonat den Sechsmonatsschnitt so weit, dass der darauffolgende normale Monat teuer aussah.

Zwei Änderungen

Der Material-/Wareneinkauf wird als Quote gerechnet. Erwartet wird die mittlere Quote der letzten sechs Monate, angewandt auf den Umsatz dieses Monats. Ein umsatzstarker Monat darf mehr Einkauf haben, ohne dass Yupana das meldet; auffällig wird die Quote, nicht der Betrag.

Die Herleitung steht wie immer am Wert: „X % von ‚Gesamtleistung‘ — die mittlere Quote der letzten sechs Monate, angewandt auf den Umsatz dieses Monats.“ Alle anderen Zeilen werden unverändert als eigene Reihe fortgeschrieben, weil sie kurzfristig fix sind: Personalkosten sollen gerade dann auffallen, wenn der Umsatz wegbricht.

Und jede Abweichung muss jetzt aus dem Rauschen herausragen. Bisher genügte ein fester Eurobetrag, um in „Verdient Aufmerksamkeit“ zu landen. Bei einer Zeile, die normal um ein Viertel schwankt, ist das keine Schwelle, sondern eine Formalität. Ab sofort zählt eine Abweichung nur, wenn sie zugleich anteilig deutlich ist und größer als das, was die Zeile ohnehin Monat für Monat schwankt.

In der Praxis fällt damit der größte Teil der bisherigen Meldungen weg — und übrig bleiben die, bei denen sich das Nachsehen lohnt.

Eine fehlende Buchung ist keine Ersparnis

Genau dort fiel eine dritte Sache auf. Kostenzeilen unter der Erwartung galten als gute Nachricht und standen links unter „Läuft gut“ — die Logik dahinter ist, dass weniger Kosten besser sind. Bei einem Einbruch auf ein Zwanzigstel stimmt das nicht mehr: Eine Miete, die noch nicht gebucht ist, spart kein Geld. Sie verschiebt es in den nächsten Monat und lässt das Ergebnis zu gut aussehen.

Neu erkennt Yupana diesen Fall und dreht ihn um. Fällt eine Kostenzeile, die im letzten Jahr fast lückenlos besetzt war, auf unter ein Drittel des Üblichen, steht sie rechts — mit dem Satz, dass hier vermutlich eine Buchung fehlt, und in der Abweichungsliste in Rot statt in Grün.

Die Regel ist bewusst eng gefasst: nur Kostenzeilen, nur ein Einbruch auf unter ein Drittel, und nur bei Zeilen, die vorher zwölf Monate lang regelmäßig gebucht wurden. Eine Abschreibung oder eine Versicherungsprämie, die ohnehin nur quartalsweise anfällt, löst sie nicht aus.

Warum eine kurze Liste kein Fehler ist

Ein Cockpit, das jeden Monat fünf Dinge meldet, wird nach dem dritten Monat nicht mehr gelesen. Die Spalte darf leer bleiben. Wenn dort nichts steht, ist das die Antwort auf die Frage „wie lief der Monat?“ — und der Rundgang ist nach dreißig Sekunden beendet.

Report: Vormonat vorn, Vorjahr daneben

Der Report legt die zwölf Monate eines Jahres nebeneinander und stellte rechts zwei Vergleiche daneben: den Vorjahresmonat und die Yupana-Erwartung. Für Rohertrag und Betriebsergebnis war der Vorjahresmonat damit der einzige Bezug, gegen den die Tabelle gefärbt hat.

Das misst am falschen Abstand. Wer im Mai etwas an der Materialquote geändert hat, sieht das Ergebnis im Juni — nicht im Vergleich mit einem Juni, der zwölf Monate zurückliegt und aus einer anderen Auftragslage, anderen Preisen und anderer Mannschaftsstärke stammt.

Neu ist deshalb eine Spalte „Vormonat“, und sie steht vor dem Vorjahr. Der Jahresabstand bleibt: Er fängt Saison ab, die ein Monatsschritt verschluckt — ein schwacher Juli ist erst dann ein Problem, wenn er auch gegen den Juli davor schwach ist. Beide Spalten sind eingefärbt, beide nach derselben Regel: Rot heißt „ungünstig“, nicht „negativ“.

Zwei Nebenwirkungen, die dazugehören:

• Im Januar ist der Vormonat der einzige Vergleich, den die Jahresmatrix überhaupt nicht als Spalte enthält — der Dezember gehört zum Vorjahr.
• Die Kachel-Ansicht auf dem Telefon zeigt jetzt die Abweichung zum Vormonat als führende Zahl und nennt Vorjahr und Erwartung darunter ausgeschrieben. Sie sagt damit dasselbe wie die Tabelle, nur untereinander.

Der CSV-Export führt die neue Spalte mit.

Unberührt bleiben die kumulierten Kennzahlen — Umsatz, Gesamtkosten und das vorläufige Ergebnis seit Jahresbeginn. Dort ist der Vorjahresvergleich der richtige: Ein aufgelaufener Wert gegen den Vormonat zu halten, vergleicht sieben Monate mit sechs.

yupana.de: Der Kontakt hat einen Namen

Der Knopf „Angebot anfordern“ steht auf jeder Seite und springt auf /kontakt#formular. Er landete bisher gut zwei Handbreit über dem Formular — drei Abstandswerte addierten sich, und wer aus einer Lösungsseite kam, sah zuerst Weißraum. Die Marke sitzt jetzt am Formular.

Daneben stehen die drei anderen Wege, statt wie bisher davor und am Seitenende noch einmal: ein Fünfzehn-Minuten-Termin bei Nils Oehmichen, dem Geschäftsführer der frag.hugo Informationssicherheit GmbH — mit Foto, weil die unausgesprochene Frage vor jedem Absenden lautet, wer da eigentlich antwortet — dazu Telefon, E-Mail und Adresse.

Und die erste Frage im Formular kennt wieder das ganze Produkt. Sie bot fünf Themen an, das Angebot hat seit dem 30. August drei Stufen. Neu zur Auswahl stehen „Ich brauche Kennzahlen und einen Branchenvergleich“, „Ich will wissen, was uns gerade ausbremst“ und „Ich muss Krisenfrüherkennung nachweisen“. Die letzten beiden Verweise waren dabei schon länger verlinkt, ohne dass es die Auswahl dazu gab: Wer von /loesungen/controlling oder /loesungen/krisenfrueherkennung kam, sollte mit vorbelegtem Thema in Schritt 2 starten und landete stattdessen wieder bei Schritt 1 — ohne Fehlermeldung, weil eine Vorbelegung, die ihr Feld nicht findet, einfach nichts tut.

Ein Bildschirm voller Kennzahlen sagt, wie es steht. Er sagt nicht, womit man anfängt. Also fängt man mit dem an, was am lautesten blinkt — und das ist selten die Stelle, die den Betrieb bremst.

Der Wachstumsbereich startet jetzt mit „Ihr nächster Schritt“. Geprüft wird die Durchsatzkette von vorn: Bestand, Nachfrage, Konversion, Kapazität, Fluss, Marge. Die erste Stufe, die ihre Schwelle reißt, ist der Engpass. Alles Weitere bleibt sichtbar, aber zusammengeklappt unter „später“. Darunter stehen zwei bis drei Möglichkeiten, jede mit der Wirkung als Spanne, der Zeit bis zur Wirkung und dem, was sie kostet — fehlt eine der drei Angaben, erscheint die Möglichkeit gar nicht. Ausschöpfen steht vor investieren.

Der Gedanke ist nicht neu: Er stammt aus der Engpasstheorie nach Goldratt (The Goal, 1984). Neu ist, dass eine Software ihn auf Ihre eigenen Zahlen anwendet.

Die Diagnose kommt ohne Sprachmodell aus. Im ganzen Weg von den Zahlen bis zum Satz auf dem Bildschirm wird kein Modell gefragt. Jeder Satz entsteht aus einer reinen Funktion, und jede Schwelle nennt ihre Herkunft: die 85 % Auslastung aus der Kingman-Formel (1961), die Durchlaufzeit nach Little, die Reichweite von drei Monaten aus § 1 StaRUG. Ein Modell formuliert bei gleicher Datenlage zweimal verschieden — eine Diagnose, die das tut, kann man nicht prüfen.

Elf Regelklassen, fünf davon scharf. Entschieden nach einem Rückblick über 24 Monate und über beide Mandanten, mit denen wir arbeiten. Die übrigen sechs rechnen mit und schreiben ihre Befunde mit, melden sich aber nicht. Abgeschaltet ist keine: Ein Befund im Schatten steht weiter auf dem Bildschirm unter „später“ — er kommt nur in keine Meldung. Jede der elf Entscheidungen steht mit ihrer Begründung im Protokoll, auch die sieben, die nichts verändert haben. „Bleibt im Schatten“ ist eine Entscheidung und kein leeres Feld.

Unter jeder Engpass-Karte steht jetzt die Frage „Stimmt das?“ mit drei Antworten: richtig, falsch, unklar. Daraus entsteht die Trefferquote je Regel, und die entscheidet, ob eine scharfe Regel scharf bleibt. „Unklar“ ist dabei kein Ausweichfeld, sondern eine eigene Antwort — ohne sie klickt gar nichts, wer sich nicht sicher ist.

Was scharf praktisch bedeutet: Der Wochenbrief trägt montags den Abschnitt „Was Sie gerade begrenzt“, und dort hinein kommt nur eine scharfe Regel. Den Rang entscheidet sie nicht — welcher Engpass oben steht, bestimmt die Kette. Sonst stünde „Ihre Marge läuft weg“ über „Ihr Geld reicht noch zweieinhalb Monate“, nur weil die eine Regel länger geprüft ist als die andere.

58 Wirtschaftszweige statt zwei. Der Branchenmaßstab kam bisher aus zwei Branchen mit elf Werten. Jetzt kommt er aus der Statistischen Fachreihe „Jahresabschlussstatistik (Verhältniszahlen – vorläufig) 2023/2024“ der Deutschen Bundesbank, Mai 2026: 58 Wirtschaftszweige in bis zu fünf Größenklassen, zusammen 5.720 Werte. Verglichen wird gegen Branche und Größenklasse — der Unterschied zwischen zwei Größenklassen ist oft größer als der zwischen zwei Branchen.

Zwei Einschränkungen der Quelle stehen in der App, weil sie dazugehören: Die Werte sind vorläufig, und die Stichprobe ist zu großen Unternehmen hin verzerrt.

Drei Fehlalarme, die erst der Durchgang mit echten Daten zeigte. Ein Konto ohne eingetragene Kreditlinie zählte in der Reichweite mit null — „Ihr Geld reicht 1,5 Monate“ war eine Warnung auf eine Wissenslücke. Die Regel fragt jetzt, statt zu warnen. Ein Elektrohandwerks-Betrieb las „üblich sind 70 % wiederkehrender Umsatz“ — die Schwelle der Spitzengruppe im IT-Dienstleistungsmarkt; ohne eigenen Branchenwert gibt es jetzt keinen Befund, sondern eine Frage. Und eine Offene-Posten-Liste vom 30. Juni zeigte Ende August 100 % überfällig, weil gegen den heutigen Tag gealtert wurde statt gegen den Stichtag der Liste. Das ist keine Verschärfung, sondern eine Erfindung.

Eine Dokumentation statt dreier halber. Die Hilfe in der App, www.yupana.de/docs und ein drittes Erklärfeld beschrieben dasselbe dreimal, keines vollständig. Geblieben sind zwei Ebenen mit klarer Aufgabe: ein Schubfach „Was sehe ich hier?“ auf jeder der 44 Ansichten mit drei bis fünf Sätzen — und 40 ausführliche Einträge in den Docs, verbunden durch einen Link. Zwei Texte mit verschiedenen Lesern, bewusst nicht angeglichen: hier jemand, der mitten in der Arbeit steckt, dort jemand, der etwas nachliest.

Zwei Dinge, die eine BWA nicht beantwortet, beantwortet Yupana jetzt jeden Monat: was der Betrieb besitzt und wem es gehört.

Bilanz und Kapitalflussrechnung, unterjährig. Aus derselben Summen- und Saldenliste, die die Kanzlei ohnehin liefert, entsteht eine Bilanz nach § 266 HGB und eine Kapitalflussrechnung nach DRS 21 — für jeden Monat, nicht erst zum Jahresabschluss. Die Summenprobe steht sichtbar darunter: Aktiva gegen Passiva, auf den Cent. Jede Zeile lässt sich bis aufs Sachkonto aufklappen.

Drei Entscheidungen tragen die Rechnung, und sie stehen in der Doku, weil sie das Ergebnis verändern: Personenkonten sind der Drilldown des Sammelkontos und werden nicht dazuaddiert — wer das tut, bekommt eine um gut vierzig Prozent zu große Bilanzsumme. Vortragskonten gehören auf die Passivseite. Und ein fehlender Saldo wird aus Eröffnungsbilanzwert plus kumulierten Soll- und Habenbewegungen nachgerechnet, statt ihn wegzulassen.

Fünfzehn Kennzahlen mit eigener Seite. Jede Kennzahl hat jetzt eine Detailseite: Formel, Verlauf über die geladenen Monate, Herkunft der Zahlen und der Zielkorridor mit seiner Quelle. Ein Zielkorridor ohne Quelle ist eine Meinung mit Nachkommastelle.

Die Planung rechnet die Bilanz mit. Bisher endete ein Plan beim Ergebnis. Jetzt entstehen aus derselben Ereignisliste auch eine Plan-Bilanz — mit Probe in jeder Periode — und eine Plan-Liquidität, gerechnet über die Kapitalflussrechnung statt über einen Daumenwert. Dazu Kontokorrentlinie, Umsatzsteuer-Fälligkeit und Investitionen samt sichtbarem Tilgungsplan.

Neu ist außerdem die Sechs-Jahres-Sicht — bewusst als Jahre und nicht als 72 Monate. An jedem Jahr steht, ob es gebucht, geplant oder fortgeschrieben ist. Eine Monatsspalte im Jahr fünf sähe aus wie eine Aussage und wäre eine Erfindung.

Gehalt je Stelle statt in Summe. Der Personalplan führt Stellen, keine Menschen — mit Arbeitgeberkosten, Lohnsteuertermin am 10. des Folgemonats und dem Monat, ab dem eine Einstellung sich trägt.

Aus Produktlinien werden Segmente. Die Ansicht konnte bisher den Rohertrag je Geschäftsfeld. Jetzt zieht sie zusätzlich die Kosten ab, die Sie einem Segment ausdrücklich zurechnen, und zeigt den Deckungsbeitrag.

Was sie bewusst nicht tut: umlegen. Was sich keinem Segment zurechnen lässt, steht als eigener Block „ungeschlüsselt“ darunter — nicht nach Umsatzanteil verteilt. Eine Umlage ändert sich, sobald ein anderes Segment wächst; danach werden Bereiche eingestellt, deren Kosten hinterher trotzdem weiterlaufen. Solange einem Segment nichts zugerechnet ist, steht in der Deckungsbeitrags-Spalte ein Strich und nicht der Rohertrag unter falschem Namen.

Und ein Fehler, der nur mit echten Daten auffiel. Zwei Detektoren rechneten das Spar-Potenzial mit dem falschen Vorzeichen, weil der Betrag in der Datenbank immer positiv ist und die Richtung in einem eigenen Feld steht. Ein Preisanstieg zählte dadurch als Ersparnis. Behoben — und Preisanstiege zählen jetzt grundsätzlich nicht mehr als einsparbar.

Vier Änderungen, die zusammengehören: Yupana soll ohne uns funktionieren.

Kontoumsätze ohne Installation. Bisher kamen Bankbewegungen ausschließlich über die Bridge — einen kleinen Dienst auf einem Windows-Server im eigenen Netz. Für den Dauerbetrieb bleibt das der beste Weg, weil er die Umsätze täglich von selbst holt. Zum Anfangen braucht es ihn nicht mehr: Unter Einstellungen → Kontoumsätze lässt sich der Kontoauszug als CAMT.053-Datei hochladen, wie ihn jedes Online-Banking exportiert. Yupana liest die Datei im Browser, zeigt Konto, Zeitraum und Buchungszahl zur Kontrolle und übernimmt sie erst auf Klick. Ein zweiter Import derselben Datei ist harmlos — doppelte Buchungen erkennt Yupana und lässt sie weg.

Umbau rechnen. Ein neuer Bereich unter Planung beantwortet die Frage, die in schwierigen Jahren als Erstes gestellt wird: Wenn Stellen wegfallen — wo stehen wir dann in einem Jahr? Gerechnet wird mit den gesetzlichen Kündigungsfristen (§ 622 BGB, gestaffelt bis zu sieben Monaten), mit Abfindung und Urlaubsabgeltung als Einmalkosten und mit den Lizenzen, die an einer Stelle hängen — ein Microsoft-365-Platz endet mit dem Menschen, eine Jahreslizenz erst mit ihrem Vertrag. Das Ergebnis zeigt den Verlauf Monat für Monat: wann es kostet, ab wann es spart, ab wann es sich trägt. Auf Wunsch wandern die Ereignisse direkt in ein Szenario.

Was der Rechner nicht tut: niemanden vorschlagen. Keine Rangliste nach Kosten je Kopf. Die Auswahl ist Menschenwerk, und die rechtliche Prüfung gehört zu einem Anwalt, nicht in eine Software.

Frühwarnung, die man ablegen kann. § 1 StaRUG verpflichtet die Geschäftsleitung jeder GmbH und UG seit 2021 dazu, laufend auf bestandsgefährdende Entwicklungen zu achten — größenunabhängig, mit persönlicher Haftung. Was in der Praxis fehlt, ist selten der Wille, sondern der Nachweis: gegen welche Schwellen wurde gemessen, wann, mit welchem Ergebnis. Der neue Bereich Frühwarnung stellt genau das zusammen: acht Messpunkte von der Eigenkapitalquote über den Vorlauf bis zur Unterdeckung bis zum Alter der eigenen Datengrundlage, jeder mit angewandter Schwelle und Herkunft, dazu der Nachweis, seit wann überwacht wird. Zum Ausdrucken gebaut, nicht zum Durchklicken.

Zwei Regeln gelten dort strenger als anderswo: Eine fehlende Zahl steht als „nicht bewertbar“ da und nie als grüner Haken. Und der schlechteste Messpunkt bestimmt das Gesamtbild, nicht der Durchschnitt. Ein Testat ist es nicht, eine Rechtsberatung erst recht nicht — ob ein Insolvenzgrund vorliegt, prüfen Steuerberatung und Anwalt.

Zwei Pakete statt drei. Das Paket Managed mit quartalsweisem Experten-Review ist ersatzlos gestrichen. Es war das einzige Angebot, dessen Erfüllung an Terminen hing — und damit das einzige, das nicht mitwächst. Yupana verkauft Software. Für alle, die dieses Paket hatten, ändert sich nichts am Zugang; die Rezertifizierung laufender Kosten, die technisch daran hing, gehört jetzt zu Complete, wo sie auf der Preisseite immer schon stand.

Das Produkt heißt jetzt Yupana, nach dem Rechenbrett der Inka. Der Grund ist einfach: Der alte Name war englisch, erklärungsbedürftig und beliebig. Der neue ist selbst das Produktversprechen — Werte in Fächer legen, bis das Bild stimmt.

Was sich ändert:

• Die Anwendung läuft ab sofort unter app.yupana.de. Alte Lesezeichen leiten dauerhaft weiter.
• Neue Farbwelt: warme Neutrale mit einem Akzent (Andenrot). Warnungen sind nicht mehr orange — der Akzent gehört jetzt ausschließlich den Handlungen.
• Diese Website und die Dokumentation sind neu.

Was sich nicht ändert: Ihre Daten, Ihre Zugänge, Ihre Regeln. Der Umzug lief mit Backup und Rückweg; die Buchungshistorie ist unverändert.

Neu unter BWA → Cash: eine Vorschau auf die nächsten zwölf Monate. Die ersten 13 Wochen wochengenau, danach monatlich.

Gespeist wird sie aus erkannten Zahlungsrhythmen, offenen Posten mit Fälligkeit, Lohn- und Steuerterminen sowie den Ereignissen aus der Planung. Jede Position trägt ihre Konfidenz; das Band um die Linie zeigt, wie sicher die Vorschau ist.

Rückwärtstest. Wir haben den Forecast gegen zwölf Monate echte Zahlungsbewegungen gerechnet und gegen eine triviale Messlatte gestellt („jeden Monat der historische Durchschnitt“). Ergebnis: 29.925 € mittlerer Fehler gegen 32.152 € der Messlatte — sieben Prozent besser. Der Netto-Fehler je Monat ist im Lauf von 56.037 € auf 16.269 € gefallen.

Die Minus-Frühwarnung bleibt vorerst abgeschaltet. Sieben Prozent Vorsprung und ein fehlender tagesaktueller Kontostand reichen nicht für eine Warnung, auf die man sich verlassen soll. Sie schaltet sich selbst frei, sobald beides stimmt.