Was ein Mittelständler wirklich für Software ausgibt

Inhalt in Kürze

• Die Zahl steht in keiner Auswertung — sie muss zusammengesetzt werden.
• Sechs Kostenarten gehören dazu, zwei häufig genannte nicht.
• Externe Benchmarks sind meist unbrauchbar, weil die Abgrenzung fehlt.
• Der eigene Wert im Zeitvergleich ist die einzige belastbare Größe.

Warum niemand die Zahl kennt

Die Frage klingt einfach: Was geben wir im Jahr für Software aus? In der Praxis kann sie in den meisten Betrieben niemand aus dem Stand beantworten — und das liegt nicht an mangelndem Interesse, sondern an der Buchungssystematik.

Softwarekosten verteilen sich über ein Dutzend Konten.

Ein Teil landet auf EDV-Kosten, ein Teil auf sonstigen betrieblichen Aufwendungen, ein Teil erscheint als Abschreibung auf immaterielle Vermögensgegenstände, ein Teil steckt in Wartungsverträgen und ein weiterer in Fremdleistungen, wenn der Dienstleister die Lizenzen weiterberechnet.

Keines dieser Konten enthält den Gesamtbetrag, und kein Standardbericht führt sie zusammen. Die BWA zeigt die Konten getrennt, weil sie einer steuerlichen Gliederung folgt und keiner betriebswirtschaftlichen Fragestellung.

Was dazugehört

Abonnements. Der offensichtliche Teil — alles, was monatlich oder jährlich für Nutzungsrechte gezahlt wird.

Gekaufte Lizenzen. Nicht mit dem Kaufbetrag, sondern mit dem jährlichen Abschreibungsanteil. Sonst erzeugt jede Anschaffung einen Ausreißer, der den Zeitvergleich unbrauchbar macht.

Wartungs- und Supportverträge. Sie hängen an gekaufter Software und werden häufig getrennt gebucht.

Cloud-Infrastruktur. Server, Speicher, Datenbanken. Die Abgrenzung zur Software ist unscharf, die Zuordnung aber sinnvoll, weil die Kosten derselben Steuerungslogik folgen.

Verbrauchsabhängige Dienste. Übersetzungen, Signaturen, Versandkosten für Dokumente, KI-Dienste. Die am schnellsten wachsende Kategorie und die mit der schlechtesten Planbarkeit.

Add-ons und Zusatzmodule. Buchen häufig getrennt von der Hauptlizenz und werden deshalb übersehen.

Warum Benchmarks selten helfen

Veröffentlichte Vergleichswerte für Software-Ausgaben pro Kopf gibt es reichlich, und ihre Bandbreite ist so groß, dass sie praktisch bedeutungslos ist. Der Grund ist nicht schlechte Erhebung, sondern fehlende Abgrenzung: Manche Erhebungen zählen Hardware mit, manche externe Dienstleistung, manche nur Abonnements.

Dazu kommt die Branchenabhängigkeit. Ein Ingenieurbüro mit CAD-Arbeitsplätzen liegt um ein Vielfaches über einem Handwerksbetrieb mit denselben Beschäftigtenzahlen — beides ist richtig, und ein Vergleich zwischen ihnen sagt nichts.

Die belastbare Größe ist deshalb der eigene Wert im Zeitverlauf. Steigen die Software-Ausgaben je Kopf über zwei Jahre um dreißig Prozent, ist das eine Information — unabhängig davon, wo der Ausgangswert lag.

Diese Frage lässt sich beantworten, sobald die Zahl einmal sauber definiert ist.

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Der praktische Weg

Der schnellste Zugang führt nicht über die Buchhaltung, sondern über den Kontoauszug. Zwölf Monate Kontobewegungen enthalten jede tatsächlich geleistete Zahlung, unabhängig davon, auf welches Konto sie gebucht wurde.

Wer sie nach wiederkehrenden Empfängern gruppiert, hat nach einem Nachmittag eine vollständige Liste.

Die Buchhaltung ergänzt dann zwei Positionen, die im Kontoauszug fehlen oder anders aussehen: die anteilige Abschreibung auf aktivierte Software und die periodengerechte Verteilung von Vorauszahlungen. Beide sind für den Zeitvergleich wichtig und für die erste Bestandsaufnahme nachrangig.

Was am Ende nicht auftaucht, sind Zahlungen über private Karten mit Auslagenerstattung. Sie erscheinen als Erstattung an eine Person und nicht als Zahlung an einen Anbieter.

Ein Blick in die Auslagenabrechnungen des Jahres schließt diese Lücke — und findet regelmäßig Positionen, von denen niemand wusste. Das Muster dahinter sind kleine, wiederkehrende Beträge, die jede Prüfschwelle unterschreiten.

Welche Verträge dabei überhaupt auftauchen sollten, klärt das Vertragsmanagement für den Mittelstand; die Fristen dazu stehen unter Kündigungsfristen verwalten.

Ein Durchgang, einmal vorgerechnet

Damit die sechs Kostenarten nicht abstrakt bleiben, hier ein erfundener Musterbetrieb mit 40 Beschäftigten. Die Beträge sind Anschauung, das Verfahren ist echt.

108.000 € geteilt durch 40 Köpfe ergibt 2.700 € im Jahr, also 225 € im Monat je Person.

Interessant an dieser Aufstellung ist nicht die Summe, sondern die Verteilung. Die Abonnements machen gut die Hälfte aus — sie werden zuerst genannt, wenn jemand nach Softwarekosten gefragt wird.

Die andere Hälfte verteilt sich auf fünf Gruppen, die in der Regel niemand mitzählt. Genau deshalb liegt die Schätzung vorher fast immer zu niedrig.

Wer denselben Schnitt im nächsten Jahr wiederholt, sieht zwei Dinge auf einen Blick: ob die Summe schneller wächst als die Belegschaft, und welche der sechs Zeilen dafür verantwortlich ist.

Die Kennzahl richtig beziehen

Software-Ausgaben je Kopf ist die geläufigste Bezugsgröße und nicht immer die passende. Sie funktioniert gut in personalintensiven Betrieben, in denen jede Person einen Arbeitsplatz mit vergleichbarer Ausstattung hat.

Sie funktioniert schlecht dort, wo ein erheblicher Teil der Software nicht an Personen hängt, sondern am Geschäftsvolumen — etwa bei Handelsbetrieben mit transaktionsabhängigen Diensten.

Für solche Fälle ist der Anteil am Umsatz die bessere Größe. Er beantwortet die Frage, wie viel von jedem Euro Umsatz in Software fließt, und er verhält sich stabil, wenn das Geschäft wächst.

Eine dritte Variante ist der Bezug auf die Gesamtkosten: Software als Anteil an den betrieblichen Aufwendungen zeigt, welchen Rang die Kategorie im Vergleich zu Personal, Material und Raumkosten einnimmt.

Welche Bezugsgröße man wählt, ist weniger wichtig als die Beständigkeit. Wer im ersten Jahr je Kopf rechnet und im zweiten je Umsatz, hat keinen Vergleich, sondern zwei unverbundene Zahlen.

Wenn die Zahl höher ist als erwartet

Der übliche erste Reflex nach der Bestandsaufnahme ist der Wunsch nach Reduzierung. Der lohnt sich selten pauschal, weil die Zahl an sich nichts über Angemessenheit aussagt.

Wer die Arbeit weitgehend digital erledigt, hat notwendigerweise höhere Software-Ausgaben — und im Gegenzug niedrigere Kosten an anderer Stelle.

Ertragreicher als die Frage „ist das zu viel?“ ist die Frage „wofür genau?“.

Wenn sich der Betrag zu achtzig Prozent auf Werkzeuge verteilt, die täglich genutzt werden und ohne die niemand arbeiten könnte, ist er richtig — unabhängig von der Höhe.

Wenn sich dagegen ein Drittel auf Positionen verteilt, die niemand zuordnen kann, liegt dort der Ansatzpunkt, und zwar unabhängig davon, ob der Gesamtbetrag hoch oder niedrig ist.

Die brauchbarste Auswertung ist deshalb keine Rangliste nach Betrag, sondern eine nach Klarheit: zuerst alles, was keinen Verantwortlichen hat, danach alles, was seit einem Jahr nicht geprüft wurde. Wie diese Prüfung im laufenden Betrieb aussieht, steht unter Freigaben.

Ich hätte unsere Software-Ausgaben auf gut die Hälfte geschätzt. Die Differenz waren keine großen Verträge, sondern zwanzig kleine, die über fünf verschiedene Konten liefen.

Jens Hagel, Mitgründer der frag.hugo Informationssicherheit GmbH

Was man mit der Zahl anfängt

Der Wert allein ist noch keine Erkenntnis. Drei Auswertungen machen ihn nutzbar.

Erstens die Entwicklung: Wie hat sich der Betrag über zwei bis drei Jahre verändert, und wie im Verhältnis zur Beschäftigtenzahl? Wächst er schneller als das Team, steckt die Ursache in neuen Werkzeugen oder in Preissteigerungen — beides klärungsbedürftig.

Zweitens die Konzentration: Wie viel Prozent entfallen auf die fünf größten Positionen? Liegt der Anteil hoch, sind Verhandlungen wirksam. Liegt er niedrig, ist die Zahl der Verträge das Problem und nicht ihr Preis.

Drittens die Zuordnung: Wie viel Prozent des Betrags hat einen benannten Verantwortlichen? Alles ohne Namen ist die Kategorie, in der Kosten unbemerkt wachsen — unabhängig von ihrer Höhe.

Wie sich das dauerhaft im Blick halten lässt, steht unter SaaS-Kosten im Griff und Lizenzmanagement.

Wo die Plätze liegen, die niemand mehr nutzt, zeigt der Artikel zu den ungenutzten Lizenzen. Was eine Bereinigung im Jahr bringt, überschlägt der Einsparrechner.

1. Zwölf Monate Kontoauszug nach wiederkehrenden Empfängern gruppieren.
2. Abschreibung und Abgrenzung aus der Buchhaltung ergänzen.
3. Auslagenerstattungen prüfen — dort fehlen sonst Positionen.
4. Abgrenzung festhalten: was zählt dazu, was nicht — schriftlich, damit die Zahl im Folgejahr vergleichbar bleibt.
5. Drei Auswertungen bilden: Entwicklung, Konzentration, Zuordnung.

Der vierte Schritt ist der, der am häufigsten fehlt und den größten Unterschied macht.

Eine Kennzahl ohne dokumentierte Abgrenzung ist im nächsten Jahr nicht mehr vergleichbar, weil sich niemand erinnert, was damals eingerechnet wurde. Zwei Sätze auf dem Deckblatt der Aufstellung genügen dafür.

Ein letzter Hinweis zur Erwartung: Die erste vollständige Aufstellung fällt in fast allen Fällen höher aus als die Schätzung vorher, und zwar deutlich.

Das ist kein Zeichen für schlechte Kostenkontrolle, sondern die logische Folge der verteilten Buchung — man schätzt, was man sieht, und sichtbar ist immer nur ein Teil.

Was die Zahl nicht aussagt

Die Summe der Softwareausgaben ist eine Beobachtungsgröße, kein Urteil.

Sie sagt nicht, ob zu viel ausgegeben wird. Ein Betrieb, dessen Wertschöpfung an einer Fachanwendung hängt, hat andere Werte als ein Handwerksbetrieb — beides kann richtig sein.

Sie taugt nicht zum Vergleich mit anderen Unternehmen. Veröffentlichte Durchschnitte beruhen auf unterschiedlichen Abgrenzungen. Belastbar ist nur der eigene Wert über die Zeit.

Sie zeigt nicht, was fehlt. Eine niedrige Zahl kann bedeuten, dass sauber gewirtschaftet wird — oder dass mit veralteten Werkzeugen gearbeitet wird und die Kosten woanders anfallen, in Arbeitszeit.

Welche Werkzeugklassen es für die laufende Beobachtung gibt und was sie kosten, ordnet der Vergleich der SaaS-Kostenmanagement-Werkzeuge ein.

Die eigenen Software-Ausgaben zu kennen ist keine Kennzahlenübung, sondern die Voraussetzung dafür, überhaupt eine Meinung zu haben. Ohne die Zahl bleibt jede Diskussion über Softwarekosten eine Diskussion über Eindrücke.