Woran erkennt man eine ungenutzte Lizenz?

An der Kombination aus zugewiesener Lizenz und fehlender Anmeldung über einen definierten Zeitraum. Microsoft selbst nennt für inaktive Konten ein angemessenes Fenster von neunzig bis hundertachtzig Tagen. Neunzig Tage erzeugt die wenigsten Fehlalarme, weil Elternzeit, längere Krankheit und saisonale Abwesenheit darunter fallen. Wichtig ist, das Kriterium einmal festzulegen und beizubehalten: Ein Schwellwert, der je Durchgang wechselt, macht den Zeitvergleich wertlos.

Welche Daten braucht man für ein Lizenz-Audit?

Drei Quellen: die Liste der gekauften Lizenzen aus dem Vertrag oder der Abrechnung, die Zuweisung je Person aus der Administration und die letzte Anmeldung je Person aus den Nutzungsdaten. Bei Microsoft 365 liefert das die Graph-API, bei anderen Anbietern die jeweilige Administrationsoberfläche. Fehlt die dritte Quelle, lässt sich nur die Zuweisung prüfen — das findet verwaiste Konten, aber keine ungenutzten.

Wie führt man ein Lizenz-Audit durch?

In vier Schritten: gekaufte Lizenzen den zugewiesenen gegenüberstellen, um die Differenz zu finden; zugewiesene Lizenzen mit der letzten Anmeldung abgleichen; die legitimen Sonderfälle aussortieren — Funktionspostfächer, Dienstkonten, Übergangszuweisungen; und erst danach die verbleibende Liste bewerten. Der dritte Schritt entscheidet über die Glaubwürdigkeit: Wer ihn überspringt, legt eine Liste vor, die beim ersten Gegenbeispiel auseinanderfällt.

Reicht die Zahl der Mitarbeiter als Vergleich?

Nein. Es gibt legitime Lizenzen ohne aktive Person: Funktionspostfächer für Rechnungseingang oder Empfang, Dienstkonten für Systeme, Übergangszuweisungen während eines Wechsels. Wer nur Köpfe mit Lizenzen vergleicht, produziert Fehlalarme — und verliert damit das Vertrauen in die gesamte Auswertung. Nach dem zweiten falschen Treffer sieht sich niemand mehr die richtigen an.

Wie hoch ist das Einsparpotenzial?

Eine allgemeingültige Quote gibt es nicht, und veröffentlichte Werte beruhen auf sehr unterschiedlichen Abgrenzungen. Aussagekräftig ist nur der eigene Befund. Erfahrungsgemäß liegt der größere Hebel ohnehin nicht bei ungenutzten, sondern bei überdimensionierten Lizenzen: eine hochwertige Ausstattung für Personen, die nur Mail und Textverarbeitung nutzen. Das fällt in keiner Anmeldestatistik auf, weil diese Konten aktiv sind.

Wie oft sollte man Lizenzen prüfen?

Einmal im Quartal für die Zuweisung, einmal jährlich als vollständiges Audit inklusive Ausstattungsprüfung. Zusätzlich lohnt ein fester Punkt im Austrittsprozess: Die meisten verwaisten Lizenzen entstehen nicht durch Nachlässigkeit, sondern weil beim Ausscheiden das Konto deaktiviert, die Lizenz aber nicht entzogen wurde. Ein Schritt in der Checkliste verhindert mehr als jeder nachträgliche Durchgang.

Ungenutzte Software-Lizenzen finden — ohne Konzern-Werkzeug

Wie man mit 20 bis 200 Beschäftigten herausfindet, welche Lizenzen niemand nutzt: drei Datenquellen, realistische Schwellwerte, ein häufiger Fehler.

Jens Hagel5. August 2026 aktualisiert am 30. August 202610 Min. Lesezeit

Leere Stühle — Plätze, hinter denen niemand mehr sitzt

Inhalt in Kürze

Drei Datenquellen genügen: Bestand, Zuweisung, letzte Anmeldung.
90 bis 180 Tage ohne Anmeldung gelten laut Microsoft als angemessenes Fenster für ein inaktives Konto.
Der größere Hebel liegt bei überdimensionierten Lizenzen, nicht bei ungenutzten.
Ein Fehlalarm kostet mehr Vertrauen, als eine gefundene Lizenz an Geld bringt.

Warum das Thema in KMU liegen bleibt

Lizenzmanagement gilt als Konzernthema, und die verfügbaren Werkzeuge bestätigen diesen Eindruck: Sie sind auf Tausende Arbeitsplätze ausgelegt, kosten entsprechend und setzen eine Rolle voraus, die es in einem Betrieb mit 60 Beschäftigten nicht gibt.

Das Problem existiert dort trotzdem, nur in anderer Größenordnung. Ein Beispiel: 60 Plätze Microsoft 365 Business Premium kosten bei einem Listenpreis von 27,73 € je Person und Monat rund 19.970 € im Jahr.

Sind acht davon ungenutzt, sind das 2.662 € — kein Betrag, der ein Projekt rechtfertigt, aber einer, den niemand freiwillig verschenkt.

Die gute Nachricht ist, dass die Auswertung selbst nicht kompliziert ist. Sie braucht drei Datenquellen und einen halben Tag, und sie lässt sich danach in kurzen Abständen wiederholen.

Die drei Datenquellen

Bestand. Welche Lizenzen sind gekauft, in welcher Anzahl, zu welchem Preis? Diese Angabe steht im Administrationsportal des Anbieters und, was den Preis angeht, auf der Rechnung. Beide Seiten stimmen erstaunlich oft nicht überein — Nachbestellungen werden gebucht, Reduzierungen nicht.

Zuweisung. Wer hat welche Lizenz? Bei Microsoft 365 ist das eine Abfrage der Benutzerobjekte mit ihren zugewiesenen Plänen. Wichtig: Auch nicht zugewiesene, aber bezahlte Lizenzen zählen — sie sind der einfachste Fund und werden von Auswertungen, die nur zugewiesene Lizenzen betrachten, übersehen.

Nutzung. Wann hat sich diese Person zuletzt angemeldet? Das ist die einzige der drei Angaben, die tatsächlich etwas über Nutzung aussagt, und die am wenigsten verfügbare: Sie erfordert erweiterte Berechtigungen und ist bei manchen Anbietern gar nicht abrufbar.

Wer Mitarbeiterzahl gegen Lizenzzahl rechnet und die Differenz als Einsparung meldet, liegt fast immer falsch. Funktionspostfächer, Dienstkonten, ausgeschiedene Personen in der Nachlaufzeit und Übergangszuweisungen sind legitime Lizenzen ohne aktive Person. Ein einziger Fehlalarm reicht, damit die nächste Auswertung nicht mehr ernst genommen wird.

Der richtige Schwellwert

Wie lange darf eine Anmeldung her sein, bevor die Lizenz als ungenutzt gilt? Die Antwort hat eine praktische und eine politische Seite.

Praktisch: 30 Tage erzeugt zu viele Fehlalarme, etwa durch Elternzeit oder saisonale Rollen. 60 Tage ist brauchbar, 90 Tage kaum noch bestreitbar. Microsoft nennt in seiner Anleitung zu inaktiven Konten 90 bis 180 Tage.

Politisch: Ein Schwellwert, der zu Diskussionen führt, kostet mehr Zeit, als er spart.

Sinnvoll ist, mit 90 Tagen zu beginnen, die eindeutigen Fälle abzuräumen und erst danach über eine Verschärfung zu sprechen. Wer umgekehrt beginnt, verbringt die erste Runde mit dem Widerlegen von Fehlalarmen.

90 Tageuntere Kante des Fensters für inaktive Konten laut Microsoft

4Schritte vom Bestand zur belastbaren Liste

3Datenquellen genügen

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M365-Lizenz-Audit ohne PowerShell

Ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen finden — mit Bordmitteln

Was das Anmeldedatum wirklich sagt — und wann es fehlt

Die dritte Datenquelle ist die heikelste, weil sie technische Voraussetzungen hat, die in keinem Angebot stehen.

Bei Microsoft 365 liefert die Graph-API das Feld lastSignInDateTime über die Ressource signInActivity. Es zeigt den letzten interaktiven Anmeldeversuch — auch einen gescheiterten. Für das Feld lastSuccessfulSignInDateTime braucht der Mandant laut Microsoft eine Entra-ID-Lizenz der Stufe P1 oder P2.

Drei Eigenheiten führen regelmäßig zu falschen Befunden.

Der Wert ist bis zu einen Tag alt. Für einen 90-Tage-Schwellwert ist das belanglos. Für eine Stichprobe am Tag der Kündigung nicht.

Der Wert kann leer sein. Liegt die letzte Anmeldung vor April 2020 oder hat sich das Konto nie angemeldet, steht dort nichts. Leer ist nicht dasselbe wie inaktiv — Funktionspostfächer sehen genau so aus.

Nicht interaktive Anmeldungen zählen getrennt. Ein Dienstkonto, das nur von einer Anwendung benutzt wird, erscheint in lastNonInteractiveSignInDateTime und im interaktiven Feld nie.

Wer diese drei Punkte kennt, sortiert die Liste vor der Klärung statt danach — und legt sie ohne die Fälle vor, die beim ersten Nachhaken auseinanderfallen. Welche Datenwege in eine Auswertung führen, steht unter Datenquellen.

Leere, weiß markierte Stellflächen auf nassem Asphalt — Ein bezahlter Platz sieht von außen aus wie ein belegter. Erst das Anmeldedatum trennt beides.

Der größere Hebel: falsche Größe

Ungenutzte Lizenzen sind der offensichtliche Fund. Der größere Betrag steckt meist woanders: in Lizenzen, die genutzt werden, aber überdimensioniert sind.

Der Klassiker ist Microsoft 365 E5 für Personen, die Mail, Word und Teams nutzen.

Microsoft nennt für E3 einen Listenpreis von 37,78 € je Person und Monat, für E5 58,13 € — jährliche Abrechnung, Stand: August 2026. Der Abstand beträgt gut 20 €.

Die Zusatzfunktionen dahinter — erweiterte Sicherheitswerkzeuge, Analysemodule, Telefonie — werden von der Mehrheit nie geöffnet.

Bei zwanzig betroffenen Personen sind das rund 4.900 € im Jahr, und niemand verliert eine Funktion, die er kennt.

Dasselbe Muster findet sich bei fast jedem Anbieter mit Stufenmodell: Design-Werkzeuge in der Vollversion für Personen, die PDFs öffnen; Projektwerkzeuge in der Business-Stufe für Personen, die Aufgaben abhaken; Add-ons, die einmal für ein Projekt gekauft und nie abbestellt wurden.

Die systematische Auswertung dazu steht unter Lizenzmanagement, die Bedienung im Handbuch zu Lizenzen.

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Vom Befund zur Entscheidung

Eine Liste ungenutzter Lizenzen ist noch keine Einsparung. Zwischen beidem liegen drei Schritte, an denen es regelmäßig hakt.

Erstens die Klärung: Für jede Position muss jemand sagen, ob sie wegkann. Das dauert pro Position zwei Minuten und ist der einzige Teil, der nicht automatisierbar ist. Sinnvoll ist, die Liste nach Betrag zu sortieren und oben anzufangen.

Zweitens die Frist: Lizenzen lassen sich nicht immer sofort reduzieren. Jahresverträge erlauben es oft nur zum Verlängerungstermin — was bedeutet, dass die Auswertung rechtzeitig vor diesem Termin vorliegen muss, nicht danach.

Wie man solche Termine im Blick behält, steht unter Vertragsmanagement im Mittelstand.

Drittens die Wiederholung: Eine einmalige Bereinigung hält etwa ein Jahr. Danach ist der Bestand wieder gewachsen, weil neue Personen kommen, alte gehen und Projekte enden.

Ohne festen Rhythmus ist die Arbeit nach zwölf Monaten zu wiederholen. Was ein neuer wiederkehrender Empfänger auslösen sollte, steht unter Anomalien erkennen.

Der Rhythmus, der funktioniert

Ein jährlicher Großdurchgang ist besser als nichts und schlechter als ein kleiner monatlicher Blick. Der Grund liegt in der Art, wie Lizenzbestände wachsen: nicht in Sprüngen, sondern in Einzelfällen.

Jemand kommt neu, bekommt eine Lizenz; jemand geht, die Lizenz bleibt; ein Projekt braucht ein Zusatzmodul, das Projekt endet, das Modul nicht.

Deshalb hat sich ein zweistufiger Rhythmus bewährt. Monatlich ein kurzer Abgleich zwischen Personalveränderungen und Lizenzzuweisungen — das dauert zehn Minuten und fängt den größten Teil des Zuwachses ab.

Und einmal jährlich ein vollständiger Durchgang mit Nutzungsdaten, bei dem auch die Dimensionierung geprüft wird.

Der monatliche Teil lässt sich an einen bestehenden Vorgang koppeln, etwa an den Onboarding- und Offboarding-Prozess.

Wenn dort ein Punkt „Lizenz zuweisen“ existiert, muss ein Punkt „Lizenz entziehen“ ergänzt werden — das ist der wirksamste Einzeleingriff überhaupt, und er verhindert das Problem, statt es später zu finden.

Was mit den freigewordenen Lizenzen passiert

Eine nicht mehr benötigte Lizenz verschwindet nicht von selbst. Je nach Vertragsmodell gibt es drei Wege, und sie unterscheiden sich erheblich in der Wirkung.

Bei monatlicher Abrechnung genügt es, die Zuweisung zu entfernen und die Anzahl im Portal zu reduzieren — die nächste Rechnung ist niedriger.

Bei jährlicher Abrechnung mit monatlicher Zahlung bleibt die Verpflichtung meist bis zum Verlängerungstermin bestehen; die Lizenz ist dann frei für die nächste neue Person, aber die Kosten laufen weiter. Bei mehrjährigen Verträgen ist eine Reduzierung häufig gar nicht vorgesehen.

Die praktische Folge: Die Prüfung muss vor dem Verlängerungstermin stattfinden, nicht irgendwann.

Wer im Februar feststellt, dass acht Lizenzen zu viel sind, der Vertrag sich aber im Januar verlängert hat, spart in diesem Jahr nichts. Genau deshalb gehören Lizenzbestand und Vertragsfristen in dieselbe Übersicht.

Der erste Durchgang bei uns fand vier Lizenzen ohne Person und elf, die zu groß dimensioniert waren. Die vier waren die Schlagzeile, die elf waren das Geld.

Jens Hagel, Mitgründer der frag.hugo Informationssicherheit GmbH

Was bei Partner- und Weiterverkaufslizenzen gilt

Ein Sonderfall, der in IT-Häusern und bei Systempartnern regelmäßig für Verwirrung sorgt: Nicht jede Lizenz im eigenen Tenant ist eine eigene Kostenposition.

Partnerlizenzen aus Programmen wie den Solutions-Partner-Vorteilen sind Bestandteil des Partnerstatus und haben keine direkte Abbuchung. Lizenzen, die an Kunden weiterverkauft werden, laufen zwar über den eigenen Vertrag, sind aber Durchlaufposten.

Wer diese Unterscheidung nicht trifft, bekommt eine Auswertung, die einen erheblichen Teil des Bestands als „ungenutzt und teuer“ meldet, obwohl er gar nichts kostet oder weiterberechnet wird.

Die Konsequenz ist dieselbe wie beim Kopf-gegen-Lizenz-Vergleich: Die Zahlen stimmen nicht, und danach schaut niemand mehr hin.

Praktisch heißt das, jede Lizenzposition beim ersten Durchgang einer von drei Kategorien zuzuordnen — selbst gekauft, Partnervorteil, weiterverkauft. Diese Zuordnung ändert sich selten und muss nur einmal gemacht werden.

Bestand ziehen — gekaufte Lizenzen mit Anzahl und Preis, aus Portal und Rechnung.
Zuweisungen abgleichen — auch die unzugewiesenen erfassen, das sind die einfachsten Funde.
Letzte Anmeldung ergänzen und mit 90 Tagen bewerten.
Kategorien setzen — selbst gekauft, Partnervorteil, weiterverkauft.
Nach Betrag sortiert klären und die Frist des jeweiligen Vertrags notieren.

Was ein Lizenz-Audit nicht zeigt

Anmeldedaten sind ein grober Indikator, kein Nutzungsnachweis.

Eine Anmeldung ist keine Nutzung. Wer sich täglich anmeldet und nur E-Mails liest, erscheint als aktiver Nutzer einer teuren Ausstattung. Genau dort liegt der größere Hebel — und er ist in keiner Anmeldestatistik sichtbar.

Fehlende Anmeldung ist kein Beweis. Elternzeit, Krankheit, saisonale Abwesenheit: Ein Schwellwert von neunzig Tagen fängt das meiste ab, aber nicht alles. Vor der Kündigung steht die Rückfrage.

Das Audit ersetzt keinen Prozess. Wer einmal aufräumt und nichts am Austrittsverfahren ändert, findet in zwölf Monaten dieselbe Liste wieder.

Ungenutzte Lizenzen sind der sichtbare Teil. Der größere Betrag steckt in Lizenzen, die genutzt, aber zu groß gekauft wurden — und den findet nur, wer neben der Anmeldung auch den Funktionsumfang betrachtet.

Ein fertiges Raster für den ersten Durchgang gibt es als M365-Lizenz-Audit. Wie sich Lizenzkosten in die Gesamtkostenübersicht einfügen, steht unter SaaS-Kosten im Griff.

Prüfraster für Microsoft 365: Bestand, Zuweisung, Nutzung — mit Schwellwertlogik.

M365-Lizenz-Audit herunterladen

Die genannten Microsoft-Listenpreise stammen von den Preisseiten des Anbieters, geprüft am 30. August 2026. Sie gelten netto bei jährlicher Abrechnung; Partner- und Rahmenverträge weichen davon ab.

Häufige Fragen

Woran erkennt man eine ungenutzte Lizenz?: An der Kombination aus zugewiesener Lizenz und fehlender Anmeldung über einen definierten Zeitraum. Microsoft selbst nennt für inaktive Konten ein angemessenes Fenster von neunzig bis hundertachtzig Tagen. Neunzig Tage erzeugt die wenigsten Fehlalarme, weil Elternzeit, längere Krankheit und saisonale Abwesenheit darunter fallen. Wichtig ist, das Kriterium einmal festzulegen und beizubehalten: Ein Schwellwert, der je Durchgang wechselt, macht den Zeitvergleich wertlos.
Welche Daten braucht man für ein Lizenz-Audit?: Drei Quellen: die Liste der gekauften Lizenzen aus dem Vertrag oder der Abrechnung, die Zuweisung je Person aus der Administration und die letzte Anmeldung je Person aus den Nutzungsdaten. Bei Microsoft 365 liefert das die Graph-API, bei anderen Anbietern die jeweilige Administrationsoberfläche. Fehlt die dritte Quelle, lässt sich nur die Zuweisung prüfen — das findet verwaiste Konten, aber keine ungenutzten.
Wie führt man ein Lizenz-Audit durch?: In vier Schritten: gekaufte Lizenzen den zugewiesenen gegenüberstellen, um die Differenz zu finden; zugewiesene Lizenzen mit der letzten Anmeldung abgleichen; die legitimen Sonderfälle aussortieren — Funktionspostfächer, Dienstkonten, Übergangszuweisungen; und erst danach die verbleibende Liste bewerten. Der dritte Schritt entscheidet über die Glaubwürdigkeit: Wer ihn überspringt, legt eine Liste vor, die beim ersten Gegenbeispiel auseinanderfällt.
Reicht die Zahl der Mitarbeiter als Vergleich?: Nein. Es gibt legitime Lizenzen ohne aktive Person: Funktionspostfächer für Rechnungseingang oder Empfang, Dienstkonten für Systeme, Übergangszuweisungen während eines Wechsels. Wer nur Köpfe mit Lizenzen vergleicht, produziert Fehlalarme — und verliert damit das Vertrauen in die gesamte Auswertung. Nach dem zweiten falschen Treffer sieht sich niemand mehr die richtigen an.
Wie hoch ist das Einsparpotenzial?: Eine allgemeingültige Quote gibt es nicht, und veröffentlichte Werte beruhen auf sehr unterschiedlichen Abgrenzungen. Aussagekräftig ist nur der eigene Befund. Erfahrungsgemäß liegt der größere Hebel ohnehin nicht bei ungenutzten, sondern bei überdimensionierten Lizenzen: eine hochwertige Ausstattung für Personen, die nur Mail und Textverarbeitung nutzen. Das fällt in keiner Anmeldestatistik auf, weil diese Konten aktiv sind.
Wie oft sollte man Lizenzen prüfen?: Einmal im Quartal für die Zuweisung, einmal jährlich als vollständiges Audit inklusive Ausstattungsprüfung. Zusätzlich lohnt ein fester Punkt im Austrittsprozess: Die meisten verwaisten Lizenzen entstehen nicht durch Nachlässigkeit, sondern weil beim Ausscheiden das Konto deaktiviert, die Lizenz aber nicht entzogen wurde. Ein Schritt in der Checkliste verhindert mehr als jeder nachträgliche Durchgang.