Controlling
Controlling, das am Montag läuft.
Die meisten Controlling-Programme fangen mit einem Projekt an: Datenmodell, Schnittstellen, Beratungstage. Yupana fängt mit der BWA an, die eure Kanzlei ohnehin verschickt — und rechnet daraus Kennzahlen, Planung und den Engpass, der euch gerade bremst.
Sieben Tage Demo-Zugang an einer erfundenen Firma, ohne Zahlungsmittel. Für die eigenen Zahlen genügt eine BWA als PDF; der Engpass-Bereich gehört zu Yupana Steuerung ab 199 €.
Von der frag.hugo Informationssicherheit GmbH aus Hamburg · Hosting in Deutschland · keine Tracking-Cookies
Controlling im Mittelstand
Für ein eigenes Controlling seid ihr zu klein. Ohne kommt ihr nicht weiter.
Ein Controller kostet im Jahr ein Vielfaches dessen, was ein Werkzeug kostet — und die Stelle rechnet sich erst ab einer Größe, die ihr noch nicht habt.
Also übernimmt es die Geschäftsführung nebenbei. In Excel, am Wochenende, mit Zahlen aus drei Quellen, die niemand gegeneinander geprüft hat.
Das funktioniert, solange nichts Wichtiges davon abhängt. Sobald eine Entscheidung ansteht — einstellen, Preise anheben, eine Linie einstellen — fehlt der Maßstab.
Warum das Werkzeug meistens nicht hilft
Controlling-Software beginnt fast immer mit einem Projekt.
Datenmodell aufsetzen, Schnittstellen legen, Berichte definieren, Beratungstage buchen. Das rechnet sich ab einer gewissen Größe — darunter ist die Einführung teurer als die Erkenntnis.
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Einführung statt Ergebnis
Wochen bis zur ersten Zahl. Wer solange plant, plant mit Zahlen von vorletztem Quartal.
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Kennzahlen ohne Maßstab
Eine Eigenkapitalquote von 28 % ist weder gut noch schlecht, solange niemand sagt, was in eurer Branche üblich ist.
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Zehn Baustellen, keine Reihenfolge
Ein Bildschirm voller Kennzahlen sagt, wie es steht. Er sagt nicht, womit man anfängt.
So macht Yupana das
Die Datenquelle liegt schon in eurem Postfach.
Yupana rechnet aus der Summen- und Saldenliste und der BWA. Kein Datenmodell, keine Schnittstelle, kein Beratungstag — eine PDF genügt, und die kommt jeden Monat ohnehin.
Kennzahlen mit Maßstab
Fünfzehn Kennzahlen, jede mit Zielkorridor und Quelle.
Formel, Verlauf über die geladenen Monate, Herkunft jeder Zahl und der Zielkorridor mit seiner Quelle. Ein Zielkorridor ohne Quelle ist eine Meinung mit Nachkommastelle.
Verglichen wird gegen die Jahresabschlussstatistik der Deutschen Bundesbank: 58 Wirtschaftszweige in bis zu fünf Größenklassen. Der Vergleich läuft über Branche und Größe — ein Betrieb mit acht Leuten rechnet anders als einer mit achtzig.
- Bilanz nach § 266 HGB und Kapitalflussrechnung nach DRS 21 — unterjährig, mit sichtbarer Summenprobe
- Jede Vergleichszeile nennt Quelle, Stand und Güte; eine Schätzung steht als Schätzung da
- Drilldown von der Kennzahl bis auf das einzelne Sachkonto
Die Reihenfolge
Ein Engpass statt zehn Kennzahlen im Rot.
Geprüft wird die Durchsatzkette von vorn: Bestand, Nachfrage, Konversion, Kapazität, Fluss, Marge. Die erste Stufe, die ihre Schwelle reißt, ist der Engpass. Alles Weitere bleibt sichtbar, aber als „später".
Gerechnet wird ohne Sprachmodell. Jede Schwelle nennt ihre Herkunft — die 85 % Auslastung aus der Kingman-Formel (1961), die Reichweite von drei Monaten aus § 1 StaRUG. Von elf Regelklassen dürfen sich fünf melden; die übrigen rechnen im Schatten mit, bis ihre Trefferquote sie trägt.
- Zwei bis drei Wege heraus, jeder mit Wirkung als Spanne, Zeit bis zur Wirkung und Preis
- Ausschöpfen vor investieren: keine Einstellung, solange eine kostenlose Maßnahme offen ist
- Was Yupana nicht messen kann, fragt es — statt es zu raten
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Planung in Ereignissen
Kein Zellenraster, sondern Sätze: „Ab März ein Techniker mehr." Daraus entstehen Plan-Ergebnis, Plan-Bilanz und Plan-Liquidität — bis auf sechs Jahre.
Zur Planung -
Deckungsbeitrag je Geschäftsfeld
Was ein Bereich einbringt und was er kostet. Nicht zurechenbare Kosten stehen daneben statt umgelegt — eine Umlage ändert sich, sobald ein anderer Bereich wächst.
Wie Segmente rechnen -
Liquidität auf zwölf Monate
Dreizehn Wochen taggenau, danach neun Monate — gegen die Kontokorrentlinie, aus erkannten Zahlungen statt aus einem Durchschnitt.
Zum Cash-Radar -
Unterlagen fürs Bankgespräch
Kennzahlen, Entwicklung und Planung in einem Stand, den man mitnehmen kann — ohne den Abend davor in Excel.
Zum BWA-Modul -
Glossar an jeder Zahl
33 Begriffe, an jeder Kennzahl ein Erklär-Feld: was das ist, warum es zählt, was zu tun ist, wenn es schlecht steht.
Zum Glossar -
Unbegrenzt viele Nutzer
Geschäftsführung, Buchhaltung und Steuerberatung im selben Stand. Der Preis gilt je Unternehmen, nicht je Kopf.
Zu den Preisen
Woran man das prüfen kann
Jede Zahl nennt ihre Herkunft — auch dann, wenn sie unbequem ist.
- 5.720
- Vergleichswerte aus 58 Wirtschaftszweigen der Bundesbank-Fachreihe
- 15
- Kennzahlen mit Formel, Verlauf, Quelle und Zielkorridor
- 0
- Sprachmodelle im Rechenweg der Diagnose
Die Bilanz zeigt ihre Summenprobe: Aktiva gegen Passiva, auf den Cent. Wo eine Rechnung nicht aufgeht, steht das da, statt gerundet zu werden.
Der Branchenmaßstab nennt seine zwei Einschränkungen selbst: Die Werte der Bundesbank-Fachreihe sind vorläufig, und die Stichprobe ist zu großen Unternehmen hin verzerrt.
Und eine Regel, die sich noch nicht bewährt hat, meldet sich nicht. Sie rechnet mit, schreibt ihren Befund mit und wartet, bis genug Urteile vorliegen.
In vier Schritten
Von der PDF zur ersten Aussage
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01
BWA hochladen
Als PDF, wie sie von der Kanzlei kommt. Jedes Format, jedes Layout — der Datenweg ist in jedem Paket enthalten.
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02
Branche und Größe bestätigen
Damit der Vergleich gegen die richtige Gruppe läuft. Zwei Klicks, danach steht der Maßstab an jeder Kennzahl.
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03
Den Engpass lesen
Eine Stufe, eine Kennzahl, die gerissene Schwelle — und zwei bis drei Wege heraus mit Preisschild.
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04
Operative Zahlen ergänzen
Fünf Zahlen je Monat schalten die Durchsatz-Prüfungen frei: Anfragen, Angebote, gewonnene Aufträge, geleistete Stunden, Köpfe. Jede einzeln freiwillig.
Bevor du fragst
Was jetzt wahrscheinlich als Einwand kommt.
- Brauchen wir DATEV?
- Nein. Die BWA wird als PDF gelesen, egal von welchem System sie kommt. Am gründlichsten geprüft sind DATEV-Layouts. Eine Schnittstelle geht, ist aber keine Voraussetzung.
- Wie viel Aufwand ist das?
- Der erste Monat kostet 30 bis 60 Minuten Aufräumen. Danach sind es Minuten pro Woche und einmal im Quartal ein Durchgang durch die laufenden Positionen.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe. Ein kleiner Dienst bei euch im Haus baut nur ausgehende Verbindungen auf. Kein Rollout-Projekt.
- Wie kommen wir wieder raus?
- Ansehen kostet nichts: sieben Tage mit einer Demo-Firma, ohne Zahlungsmittel. Danach monatlich oder jährlich buchbar, monatlich zum Periodenende kündbar — im Produkt, nicht per Brief. Eure Daten bekommt ihr als vollständigen Export mit.
Häufige Fragen
Was zum Controlling meistens gefragt wird
- Was ist Controlling — und was davon macht Yupana?
- Controlling heißt Steuern, nicht Kontrollieren: messen, mit einem Maßstab vergleichen, daraus entscheiden. Yupana übernimmt das Messen und das Vergleichen vollständig und schlägt für das Entscheiden Wege vor. Die Entscheidung selbst nimmt es niemandem ab — sie soll nur auf einer Zahl stehen statt auf einem Gefühl.
- Brauchen wir dafür einen Controller?
- Nein. Yupana ist für Betriebe gebaut, die keine eigene Stelle dafür haben — die Auswertung entsteht aus der BWA, die ohnehin kommt. Wer einen Controller hat, spart die Fleißarbeit: Zahlen aus mehreren Quellen auf einen Nenner bringen und gegen einen Maßstab halten.
- Wie lange dauert die Einführung?
- Für die Auswertungsebene: so lange, wie ein Upload dauert. Bilanz, Kapitalfluss, Kennzahlen und Branchenvergleich stehen nach der ersten BWA. Die Durchsatz-Prüfungen brauchen fünf operative Zahlen je Monat, die Kontoebene eine CAMT-Datei aus eurem Banking. Kein Datenmodell, keine Beratungstage.
- Welche Controlling-Kennzahlen sind die wichtigen?
- Das hängt vom Engpass ab, und genau deshalb sortiert Yupana sie. Fest gilt: Rohertragsquote und Personalaufwandsquote sagen, ob das Geschäft trägt; Eigenkapitalquote und Liquiditätsgrade, ob es das aushält; Reichweite und Debitorenlaufzeit, wie lange. Jede der fünfzehn trägt Formel, Zielkorridor und Quelle.
- Ist das eine Buchhaltung?
- Nein, und es soll auch keine werden. Der Jahresabschluss bleibt bei der Steuerkanzlei. Yupana rechnet die Gliederung nach § 266 HGB unterjährig aus vorhandenen Daten — ohne Abschlussbuchungen und ohne Testat.
- Gibt es Controlling-Software kostenlos?
- Es gibt Tabellenvorlagen und einzelne Gratis-Rechner. Was daran fehlt, ist der Maßstab und die Pflege: Eine Vorlage sagt nicht, ob 28 % Eigenkapitalquote in eurer Branche gut sind, und sie aktualisiert sich nicht. Bei Yupana ist der Demo-Zugang kostenlos — sieben Tage an einer erfundenen Firma, ohne Zahlungsmittel; für die eigenen Zahlen beginnt es bei 99 € im Monat.
Passt dazu
Der erste Schritt
Controlling, das keine Einführung braucht.
Lade eine BWA hoch und sieh, was Yupana daraus macht. Sieben Tage Demo-Zugang ohne Zahlungsmittel, danach 99 € im Monat für die Auswertungsebene und 199 € mit Engpass-Diagnose, Branchenvergleich und Planung.
Antwort von einem Menschen, innerhalb von zwei Werktagen — auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist. Noch nicht so weit? Dann lies erst mal weiter.
