Dokumente

Wofür diese Seite da ist

Ein Buchungstext wie „RECHNUNG 4711 / KDNR 88213“ sagt nichts. Der Beleg dazu sagt alles: Wer, wofür, wie lange, kündbar bis wann. Diese Seite ist der Weg vom einen zum anderen.

Was Sie sehen

Oben der Upload. Ein PDF oder eine Textdatei, dazu ein Freitextfeld: Was zeigt das Dokument? Wobei soll es helfen? Der Text des PDFs wird direkt im Browser gelesen.

Darunter die hochgeladenen Dokumente mit ihrer Auswertung.

Und der Bereich „Aus EcoDMS synchronisiert“ — Rechnungen und Verträge, die täglich automatisch aus Ihrem Dokumentenarchiv hereinkommen. Der Link öffnet das Original im Firmennetz oder über VPN.

Woher die Zahlen kommen

Zwei Wege, dasselbe Ziel:

• Hochgeladen — einzeln, wenn eine bestimmte Frage offen ist.
• Aus dem Dokumentenarchiv — täglich, für alles, was ohnehin dort abgelegt wird.

Die Auswertung eines Dokuments macht ein Sprachmodell. Es liest Anbieter, Betrag, Datum, Laufzeit und Kündigungsfrist heraus und schlägt die Zuordnung zu einer Buchung vor. Vor jeder Auswertung steht, was sie ungefähr kostet — gestartet wird sie mit Ihrem Klick.

Was dabei herauskommt, ist ein Vorschlag. Die Vertragsdaten landen erst nach Bestätigung unter Verträge und Fristen.

Was Sie damit tun

1. Die Vertragsliste hochladen, die es in jeder Firma gibt — meist eine Tabelle im Ordner der Geschäftsführung. Ein Dokument, zehn Verträge erfasst.
2. Bei einer unklaren Buchung den Beleg suchen und hochladen. Das Freitextfeld hilft: „Das ist die Jahresrechnung für die Zeiterfassung“ verkürzt die Auswertung erheblich.
3. Verträge vor teuren Fristen prüfen. Ein zugeordneter Beleg ist der Nachweis, auf den sich eine Kündigung stützt.

Fallen

⚠️ Am besten wirkt ein PDF mit Textebene. Yupana liest den Text des PDFs. Für ein eingescanntes Blatt fordern Sie das Original am besten beim Anbieter neu an.

⚠️ Jede Auswertung starten Sie per Knopfdruck, mit sichtbaren Kosten. Wer hundert Belege hochlädt und jeden einzeln auswertet, bezahlt hundertmal.

⚠️ Der Link ins Dokumentenarchiv öffnet im Firmennetz oder über VPN. So ist Ihr Archiv eingerichtet.

⚠️ Eine erkannte Kündigungsfrist ist ein Vorschlag. Vertragstexte sind mehrdeutig; bei teuren Verträgen gehört der Blick ins Original dazu.

Verwandt

• Verträge und Fristen — was aus den Belegen entsteht
• Anbieter — der Beleg im Zusammenhang mit den Buchungen
• Datenquellen — wie das Dokumentenarchiv angebunden wird